3 min read

7 Kesalahan Fatal Yang Harus Dihindari Saat Berkomunikasi Bisnis Melalui Email

7 Kesalahan Fatal Yang Harus Dihindari Saat Berkomunikasi Bisnis Melalui Email
Photo by Solen Feyissa / Unsplash

Berbisnis di era teknologi dan komunikasi yang modern ini berarti para pelaku bisnis tidak akan dapat berfungsi tanpa menggunakan email (surat elektronik). Email yang sering disebut dengan surat elektronik tidak lagi dianggap sebagai barang mewah di dunia sekarang ini, dan sudah menjadi kebutuhan setiap orang, terutama para pebisnis.

Ketika komunikasi korporat melalui email menjadi lebih lazim, tentunya kita harus lebih memperhatikan apa yang terkandung di dalamnya. Para pelaku bisnis perlu lebih mengetahui seluk beluk komunikasi email agar dapat berkomunikasi dengan lebih efektif.

Sebagai contoh, perhatikan kesalahan-kesalahan berikut yang sering dilakukan dalam komunikasi korporat melalui email:

Dalam komunikasi bisnis melalui email, kesalahan pertama yang sering dilakukan oleh para pelaku bisnis adalah mencantumkan link di kesimpulan atau di footer email tanpa memberikan penjelasan.

Sebenarnya, tidak ada yang salah dengan menyertakan tautan tertentu di akhir email; sebenarnya, praktik ini umumnya disarankan. Namun, jika Anda tidak memberikan penjelasan atas tautan yang Anda tawarkan, itu akan menjadi kurang efektif.

Jika Anda memberikan penjelasan saat tautan tersebut dilihat, bukan berarti Anda tidak memberikan penjelasan saat tautan tersebut dapat diakses melalui email atau situs web.

Salah satu teknik untuk memberikan alamat website yang diusulkan, misalnya, adalah sebagai berikut:

Salam,
Bella Perry

Chief Marketing Officer (CMO) of Amazon.com

Satu-satunya hal yang akan terjadi jika Anda tidak memberikan penjelasan tentang tautan ini adalah Anda tidak akan membaca atau akan melewatkan informasi penting dalam email yang Anda kirim.

2. Menanggapi email hanya dengan satu kata

Bahkan jika Anda mendapatkan email yang menanyakan pertanyaan dan memberi Anda pilihan antara "ya" dan "tidak", Anda harus menahan diri untuk tidak menanggapinya hanya dengan dua kata ini. Anda harus membuat pernyataan yang lebih ringkas daripada pilihan jawaban manapun yang tercantum di atas.

Jika Anda hanya menjawab dengan "ya" atau "tidak", akibatnya mitra bisnis komunikasi Anda akan merasa kurang dihargai. Jika Anda melanjutkan dengan cara ini, Anda secara bertahap akan kehilangan banyak mitra bisnis.

3. Penggunaan kata “tetapi” terlalu sering.

Kata "tetapi", tanpa diragukan lagi, adalah istilah yang menunjukkan penolakan atau penolakan, terlepas dari alasan untuk melakukannya. Orang lain mungkin masih menerima Anda jika Anda melakukan sesuatu sekali atau dua kali, tetapi jika Anda melakukannya terlalu sering, itu mungkin berbahaya bagi kesehatan Anda.

Jika Anda sering menggunakan kata "tetapi" dalam percakapan, pasangan komunikasi Anda mungkin menjadi lesu dan kehilangan kepercayaan pada Anda. Akibatnya, mulai sekarang, cobalah untuk menghindari penggunaan kata "tetapi" terlalu sering.

4. Isi email yang sangat panjang.

Menanggapi email dengan satu kata dan gagal memberikan penjelasan mungkin dianggap tidak profesional. Tapi apa jadinya jika kita menulis email yang panjang? Ini, tentu saja, sama mengerikannya dengan menanggapi email yang terlalu singkat di hari sebelumnya.

Idenya adalah apakah itu terlalu pendek atau terlalu panjang, komunikasi email akan dianggap tidak berguna terlepas dari panjangnya. Mungkin saja pembaca akan merasa tidak dicintai jika emailnya terlalu pendek, tetapi pembaca yang menerima email yang terlalu panjang akan malas dan tidak membacanya.

5. Menyalahkah seseorang melalui email bukanlah hal yang pantas.

Betapapun seriusnya kesalahan yang dilakukan mitra bisnis, jangan pernah mengungkitnya atau mengkomunikasikannya kepada mereka melalui email. Lebih dari itu, sikap Anda menjadi acuan bagi struktur setiap interaksi pribadi atau komersial di masa depan. Ini bukan tentang benar dan salah.

Jika Anda benar-benar ingin mengingat atau memperingatkan mereka tentang kesalahan mereka, gunakan kata-kata lembut yang tidak akan langsung melukai emosi mereka, seperti pengingat lembut atau peringatan lembut. Berhati-hatilah untuk membuat percakapan email Anda senyaman dan sesederhana mungkin.

6. Mengkoreksi penggunaan tata bahasa yang salah.

Pengusaha yang juga manusia akan membuat kesalahan di beberapa titik dalam karir mereka. Saat berinteraksi melalui email, profesional bisnis cenderung membuat kesalahan tata bahasa dan tipografi. Tentu saja, tidak perlu mengkritik kesalahan ejaan atau bahasa orang lain untuk menjaga hubungan bisnis yang baik di antara para profesional bisnis.

Selama Anda masih bisa memahami makna dan pesan yang disampaikan, sepertinya Anda tidak perlu mempermasalahkannya. Untuk mengetahui apakah ada tata bahasa yang tidak jelas atau tidak dipahami, tanyakan baik-baik apa arti pernyataan tersebut bagi mitra bisnis Anda.

7. Melakukan penerusan (forwarding) atau mengiriman spam

Akhirnya, penerusan (forwarding) atau spam email yang berulang dalam komunikasi korporat adalah kesalahan yang harus dihindari dengan segala cara. Mengirim atau menanggapi pesan email melalui penggunaan penerusan dapat mengakibatkan spam, yang tentu saja akan mengganggu.

Anda harus mengirim email berdasarkan apa yang perlu Anda lakukan dengan klien atau koneksi Anda, bukan pada apa yang menurut Anda pantas. Sekali lagi, jangan ganggu penerima email Anda dengan mengirimkan pesan yang tidak relevan atau berisi spam.