Ada banyak jenis cabang di bidang administrasi, salah satunya adalah administrasi keuangan. Di setiap perusahaan karyawan yang menjabat divisi administrasi keuangan, biasanya berada dibawah kendali langsung oleh departemen keuangan. Tentunya divisi ini memiliki fungsi dan peran yang berbeda dengan divisi keuangan lainnya. Untuk sebagian orang yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang keuangan, menjabat di divisi administrasi keuangan merupakan pekerjaan yang prestigious.
Lalu, apa itu administrasi keuangan sebenarnya? Apa pengertian administrasi keuangan? Apa saja fungsi dari administrasi keuangan dalam suatu perusahaan? Apa tujuan utama dari pekerjaan administrasi keuangan? Apa saja komponen-komponen didalamnya? Siapa saja yang bertugas dalam administrasi keuangan? Serta, apa saja manfaat dari administrasi keuangan ini? Untuk memahaminya lebih dalam, mari kita ulas tuntas secara lebih rinci.
Pengertian Administrasi Keuangan
Yang dimaksud dengan administrasi keuangan adalah upaya manajemen yang mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai suatu perusahaan atau organisasi yang telah ditetapkan. Pengertian administrasi keuangan menurut pendapat para ahli dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Administrasi Keuangan Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasi keuangan adalah segala kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan pendapatan dan pengeluaran untuk membiayai berbagai kegiatan organisasi atau perusahaan, yang berupa administrasi (tata usaha) atau akuntansi keuangan (pembukuan).
2. Administrasi Keuangan Dalam Artian Yang Lebih Luas
Pengertian administrasi keuangan adalah suatu kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi/perusahaan untuk melaksanakan kegiatan organisasi, yang berbentuk pengelolaan keuangan termasuk perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.
The Liang Gie memaparkan secara rinci bahwa, pengertian administrasi keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan / organisasi. Artinya, administrasi keuangan termasuk kedalam kegiatan restrukturisasi keuangan, yang meliputi penyusunan anggaran, penentuan sumber dana, cara penggunaannya, hingga akuntansi (pembukuan).
Jadi, dengan penerapan manajemen keuangan yang baik akan berdampak positif bagi produktivitas dan juga lingkungan kerja suatu perusahaan. Dengan demikian pengelolaan keuangan suatu perusahaan akan lebih tertata dan akan menghasilkan keluaran (output) yang sangat baik untuk perusahaan.
Baca Juga: Administrasi Perkantoran, Pengertian, Ruang Lingkup, Fungsi dan Tujuan
Komponen Administrasi Keuangan
Dalam implementasinya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
- Perencanaan Keuangan
Yang merupakan semua kegiatan perencanaan pendapatan dan pengeluaran keuangan dalam suatu periode waktu tertentu. - Anggaran Keuangan
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, dan kegiatan lain yang direncanakan sebelumnya dan yang membuat anggaran terperinci. - Manajemen Keuangan (Pengelolaan Keuangan)
Penggunaan dana agar kinerja perusahaan / organisasi dapat lebih maksimal. - Menghimpun Dana
Segala hal yang berkaitan dengan upaya pencarian dana agar segala aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan baik. - Penyimpanan Keuangan
Kegiatan mengumpulkan dana dari perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman. - Pengendalian Keuangan
Segala sesuatu yang berhubungan dengan evaluasi dan perbaikan sistem / kinerja keuangan suatu perusahaan. - Audit Keuangan
Masalah-masalah yang berkaitan dengan audit internal departemen keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya penyimpangan.
Fungsi dan Peran Administrasi Keuangan
Seperti pembahasan pengertian administrasi keuangan di atas, maka fungsi administrasi keuangan secara garis besar adalah sebagai berikut:
- Fungsi Investasi
Fungsi investasi dalam konteks ini yaitu semua kegiatan pengelolaan dana kedalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan/organisasi. Investasi dapat diperoleh dari modal internal organisasi atau modal eksternal. Investasi itu sendiri dibedakan menjadi dua kelompok yaitu:- Investasi jangka pendek (short term investment), misalnya seperti kas, piutang, persediaan, dan lain sebagainya.
- Investasi jangka panjang (long term investment), misalnya seperti tanah, gedung, peralatan produksi, kendaraan, dll.
- Fungsi Mencari Dana / Modal (Fundraising)
Fungsi fundraising merupakan fungsi penghimpunan modal untuk membiayai seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi. Selain itu, juga bertugas untuk memilih dan menyeleksi berbagai sumber dana yang sesuai untuk setiap jenis kebutuhan. Artinya, perusahaan harus memilih apakah dana tersebut berdasarkan pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang atau ekuitas perusahaan. - Fungsi Pembelanjaan
Semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang ditujukan untuk membiayai semua kegiatan baik ekuitas maupun dana eksternal. Berarti, fungsi pembelanjaan sangat erat kaitannya dengan proses produksi dan penunjang proses produksi. - Fungsi Pembagian Keuntungan / Laba
Fungsi ini merupakan kegiatan membuat dan menentukan aturan untuk berbagi keuntungan bisnis. Pembagian laba juga dapat dimasukkan ke dalam fungsi menghimpun dana. Dapat disimpulkan bahwa, perusahaan berupaya mengembangkan usahanya dari dana perusahaan sendiri.
Baca Juga: Apa itu Kompensasi? Pengertian dan Manfaatnya Bagi Karyawan dan Perusahaan
Jenis Jabatan Yang Ada Dalam Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan membawahi beberapa jabatan, di antaranya:
- Manajer keuangan
Fungsi dan tanggung jawab manajer keuangan yaitu menerima dan memeriksa laporan kas kecil dan menyetujui aplikasi pengisian kas. - Administrasi kantor (sekretaris)
Beberapa fungsi dan tanggung jawab administrasi kantor adalah sebagai berikut:- Penanggung jawab kegiatan antara pimpinan perusahaan dan bank, misalnya saat mereka menabung di Bank
- Pembayaran tagihan pajak atau sumbangan dana oleh pimpinan perusahaan.
Mengerjakan kas kecil dengan menyimpan catatan dan menyediakan dana untuk kebutuhan rutin yang bernilai rendah.
- Bendahara (kasir)
Tugas dan tanggung jawab bendahara / kasir yaitu menerima kiriman uang kas kecil dan juga laporan pembukuan kas dari admin kantor. Kemudian mengisi dana kas kecil dalam bentuk cek atau uang tunai.
Manfaat Administrasi Keuangan
Seperti yang dijelaskan dari definisi administrasi keuangan dan fungsi-fungsinya, tentunya Anda juga perlu mengetahui apa saja manfaat dari administrasi keuangan. Secara umum setidaknya terdapat 3 (tiga) manfaat utama administrasi keuangan, yaitu:
- Pencatatan pendapatan dan pengeluaran organisasi menjadi lebih terorganisir.
- Penggunaan dana perusahaan menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
- Dengan adanya administrasi keuangan dapat meminimalisir potensi kesalahan dalam laporan keuangan.
Baca Juga: Pengertian Perseroan Terbatas atau PT
Kesimpulan
Di dalam sebuah perusahaan fungsi-fungsi manajemen keuangan harus berjalan secara profesional. Jika tidak, maka kegiatan operasional perusahaan tidak dapat berjalan sesuai dengan semestinya. Diperlukan administrasi keuangan agar tujuan organisasi dapat terwujud.