Apa itu PDCA? Pengertian, Konsep, Fungsi, Tujuan, dan Manfaatnya

Dalam ilmu manajemen mutu, PDCA adalah singkatan dari “Plan, Do, Check, Act”, adalah proses pemecahan masalah dengan pendekatan empat langkah berulang yang biasa digunakan dalam pengendalian kualitas atau mutu. Siklus PDCA ibi dikenal sebagai “Siklus Shewhart” karena dikembangkan oleh Walter Shewhart beberapa dekade lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA lebih sering disebut dengan “siklus Deming”. Ini karena Deming lah yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas aplikasinya. Namun, Deming sendiri selalu menyebut metode ini sebagai siklus Shewhart, dengan nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap bapak pengendalian kualitas statistik. Deming kemudian memodifikasi PDCA menjadi PDSA (“Plan, Do, Study, Act”) untuk menjelaskan rekomendasinya dengan lebih baik. Apapun namanya, PDCA adalah alat yang berguna untuk perbaikan terus menerus tanpa henti.

Setiap organisasi atau perusahaan memerlukan cara untuk menilai sistem manajemen secara keseluruhan, tergantung pada bagaimana sistem mempengaruhi semua proses dan semua karyawan dan meluas ke semua produk dan layanan. Pengendalian proses pelayanan merupakan tanda untuk meningkatkan kualitas pelayanan, tapi hal tersebut tergantung pada kesehatan dan vitalitas organisasi, gaya kepemimpinan dan komitmen.

Konsep PDCA merupakan pedoman bagi seluruh manajer untuk suatu proses perbaikan kualitas yang berkelanjutan tanpa henti, tetapi perbaikan ke keadaan yang lebih baik dan dilaksanakan di seluruh bagian organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari unsur subjektivitas dan pengambilan keputusan yang terlalu cepat dan emosional. Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan diselesaikan dan sebagai tolak ukur perbaikan selanjutnya, perusahaan harus menetapkan standar pelayanan.

Fungsi PDCA

Kualitas tidak lagi diartikan sebagai definisi umum dimana mutu hanya dipahami sebagai memenuhi suatu kebutuhan, tetapi dikatakan sebagai produk atau hasil yang dapat memuaskan konsumen dan memajukan suatu organisasi atau perusahaan. Dalam membangun organisasi atau bisnis, beberapa tahapan atau proses harus dilalui, seperti perencanaan (planning), implementasi (doing), pengendalian, pengawasan, dan pemeliharaan kualitas untuk menghasilkan kinerja yang optimal.

Tahapan dalam menjaga kualitas agar tetap pada standar baku merupakan penekanan terpenting pada kelangsungan hidup suatu organisasi / perusahaan. Tahapan tersebut meliputi desain dimana prosedur perencanaan kualitas diperlukan, tahap implementasi membutuhkan jaminan kualitas, tahap evaluasi membutuhkan pengendalian kualitas, dan tahap pemeliharaan dan pengembangan kualitas. Untuk terwujudnya produk yang berkualitas sesuai keinginan konsumen, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya lebih. Oleh karena itu, diperlukan program peningkatan kualitas yang baik, yaitu melaksanakan program PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Proses dan Tahapan Penerapan PDCA

Dalam ilmu manajemen terdapat konsep pemecahan masalah yang dapat diterapkan di lingkungan kerja, yaitu menggunakan pendekatan PDCA sebagai proses pemecahan masalah. Dalam bahasa kendali mutu, PDCA dapat diartikan sebagai pemecahan masalah dan proses kendali dengan pola yang konsisten dan sistematis. Secara singkat, proses PDCA dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Plan (Perencanaan)

Artinya perencanaan tujuan (goals) dan proses apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan. Plan (rencana) ini harus diterjemahkan secara rinci dan oleh subsistem. Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi tujuan dan proses dengan mencari tahu apa yang salah dan kemudian mencari solusi atau ide untuk menyelesaikan masalah tersebut. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan adalah:

Mengidentifikasi layanan, harapan dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasinya.
Kemudian gambarkan proses dari awal hingga akhir yang akan berlangsung. Fokus pada peluang peningkatan kualitas (pilih salah satu masalah untuk diselesaikan terlebih dahulu).
Identifikasi akar penyebab masalahnya. Tentukan tujuan dan proses yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan.
Ini mengacu pada aktivitas mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan / atau mengidentifikasi cara untuk mencapai perbaikan dan peningkatan.
Terakhir, temukan dan pilih solusi untuk masalah tersebut.

2. Do (Kerjakan)

Artinya melakukan atau mengimplementasikan rencana yang telah ditentukan diatas. Langkah-langkah proses ini juga telah ditentukan pada tahap Plan. Dalam konsep Do ini, kita harus menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka semakin banyak waktu yang terbuang dan pekerjaan pasti akan bertambah.

Pada langkah ini, implementasi proses yaitu menjalankan rencana yang telah disiapkan sebelumnya dan memantau proses implementasi skala kecil (proyek percontohan/uji coba).
Ini mengacu pada pelaksanaan dan penerapan kegiatan yang direncanakan.

3. Check (Meninjau)

Artinya meninjau atau mengevaluasi tujuan dan proses serta melaporkan hasilnya. Cek apa yang sudah dilakukan, apakah sesuai standar yang ada atau masih kurang.

Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap tujuan dan spesifikasi serta melaporkan hasil.
Untuk melakukan pengecekan, ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil berdasarkan spesifikasi.
Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Jika masih ada kelemahan, rencana perbaikan dikembangkan untuk implementasi selanjutnya. Bila gagal, maka harus menemukan alternatif lain, tetapi jika berhasil, lakukan secara rutin.
Ini mengacu pada verifikasi apakah implementasi sesuai dengan rencana perbaikan dan peningkatan yang diinginkan.

4. Act (Menindaklanjuti)

Ini berarti melakukan evaluasi penuh terhadap hasil target dan proses dan mengevaluasi perbaikan. Jika ternyata apa yang kita lakukan masih kurang atau kurang sempurna, segera lakukan tindakan untuk memperbaikinya. Proses “Act” sangat penting sebelum melanjutkan ke proses perbaikan berikutnya.

Lacak hasil untuk mendapatkan peningkatan yang diperlukan. Ini juga berarti meninjau keseluruhan langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum penerapan berikutnya.
Melacak hasil berarti menstandarkan perubahan, seperti mempertimbangkan area mana yang dapat diterapkan, meninjau proses yang ditingkatkan, memodifikasi standar, prosedur, dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada semua staf, pelanggan, dan pemasok atas perubahan yang dibuat, jika diperlukan kembangkan rencana yang akan dihapus, dan dokumentasikan proyek tersebut. Selain itu, perlu juga dilakukan pemantauan perubahan dengan mengukur dan memantau proses secara berkala.

Tujuan PDCA Dalam Perusahaan

Diagram-PDCA — *image by slidesalad.com*

Dalam model proses ISO 9001, manajemen organisasi setelah memahami persyaratan sistem manajemen mutu, melakukan langkah-langkah berikut:

Menetapkan komitmennya terhadap penerapan sistem manajemen mutu.
Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Melaksanakan penetapan dan pendelegasian tugas dan wewenang.
Menunjuk perwakilan manajemen untuk mengawasi penerapan sistem manajemen mutu.
Melakukan tinjauan manajemen.

Tanggung jawab manajemen ini adalah sebuah proses perencanaan dan organisasi harus terlebih dahulu menyelesaikan proses ini dengan memulai sistem manajemen mutu, dan kemudian menentukan dokumentasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proses ini. Yang dimaksud dengan manajemen di sini adalah manajemen puncak dari suatu organisasi / perusahaan seperti CEO, Direktur atau general manager atau fungsi yang mengatur berfungsinya organisasi secara integral.

Langkah selanjutnya yang juga merupakan dalam proses perencanaan adalah manajemen sumber daya, dimana perusahaan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem manajemen mutu dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Sumber daya tersebut berupa:

SDM atau sumber daya manusia (karyawan)
Infrastruktur (gedung)
Peralatan proses
Sarana transportasi
Komunikasi dan lingkungan kerja

Selanjutnya yaitu, organisasi harus melaksanakan (Do) rencana-rencana yang telah ditentukan dalam proses pembuatan produk. Dalam proses ini yang dilakukan organisasi adalah:

Menentukan semua kebutuhan untuk membuat proses
Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, kegiatan inspeksi
Uji coba yang diperlukan untuk kriteria penerimaan produk
Komunikasi dengan pelanggan, aktivitas desain dan pengembangan, pembelian, layanan kontrol produksi dan peralatan, pengukuran kontrol instrumen, dll.

Jadi, semua kegiatan operasional suatu perusahaan adalah bagian dari proses pembuatan produk berstandar ISO 9001: 2000. Pada tahap ini, persyaratan pelanggan adalah masuknya proses, sedangkan outputnya adalah kepuasan pelanggan. Setelah proses implementasi (Do), proses selanjutnya adalah pemeriksaan (Check) hasil yang diperoleh dan penentuan tindakan (Act) yang diperlukan untuk perbaikan. Dalam proses ini, organisasi harus:

Memantau dan mengukur kepuasan pelanggan
Melakukan audit kualitas internal (internal quality audit)
Memantau dan mengukur proses dan produk
Melakukan kontrol atas ketidaksesuaian (non-conformity) yang terjadi
Menganalisis semua data yang diperoleh, termasuk tren dalam proses
Terakhir, mengambil tindakan korektif dan preventif.

Hasil dari proses ini digunakan sebagai masukan untuk proses perencanaan selanjutnya.

Manfaat PDCA

Dikutip dari sites.google.com/site/kelolakualitas, metode PDCA sering digunakan dalam aktivitas KAIZEN dan DMAIC digunakan dalam aktivitas LEAN SIX SIGMA. Konsep PDCA sangat cocok untuk digunakan dalam aktivitas peningkatan berkelanjutan skala kecil untuk mengurangi siklus kerja, menghilangkan pemborosan di tempat kerja, dan produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih kuat dalam hal menghilangkan varian keluaran, stabilitas kualitas, peningkatan kinerja, situasi yang lebih kompleks, struktur hemat biaya, dan efektivitas struktur organisasi bisnis.

Adapun manfaat PDCA antara lain:

Memfasilitasi pemetaan wewenang dan tanggung jawab unit organisasi.
Sebagai pola kerja untuk memperbaiki suatu proses atau sistem dalam suatu organisasi.
Untuk memecahkan dan mengendalikan masalah dengan rangkaian dan pola sistematis.
Kegiatan perbaikan berkelanjutan untuk mengurangi alur kerja.
Meminimalisir pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Kesimpulan

Empat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) adalah siklus yang berkelanjutan dan berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA harus digunakan untuk terus meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi). Jadi PDCA adalah proses yang berkelanjutan dan berkesinambungan.

Apabila produk sudah sesuai dengan kualitas yang diharapkan maka proses tersebut dapat digunakan di kemudian hari. Sebaliknya, bila hasilnya tidak sesuai harapan, prosedur harus diperbaiki atau diganti. Dengan demikian, proses yang sebenarnya tidak berakhir pada tahap “Act”, namun merupakan proses yang berkesinambungan dan berkelanjutan, sehingga kembali ke tahap awal dan begitu seterusnya.