Semua perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah (UKM) maupun besar, menyadari bahwa pengelolaan keuangan perusahaan merupakan faktor yang sangat penting untuk diperhatikan. Pasalnya, perusahaan dapat dengan jelas melihat perkembangan usahanya dari besarnya pengeluaran atau pemasukan, dan data ini hanya dapat dilihat dari hasil pengelolaan keuangan yang baik dan benar.
Untuk mengelola keuangan perusahaan dengan tepat, staf divisi keuangan harus bisa membangun sistem yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ada beberapa metode yang biasa digunakan, mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan, seperti pengadaan barang dan kebutuhan lain.
Selain invoice tersebut, kas kecil adalah model lain yang digunakan dalam manajemen keuangan, bahkan hal ini ada di perusahaan-perusahaan besar. Jadi, staf departemen keuangan suatu perusahaan juga harus mampu membuat kas kecil ini.
Apa Yang Dimaksud Kas Kecil?
Saat melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar untuk membayar tagihan. Tapi, tanpa disadari, perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dalam nominal kecil, tetapi dalam jumlah yang banyak. Walaupun begitu, uang yang keluar tersebut harus dibuat dalam sebuah pembukuan untuk memudahkan akuntan perusahaan dalam mencatat aktivitas keuangan perusahaan.
Jenis pembukuan ini akan mencatat semua biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam jumlah nominal yang tidak terlalu besar atau biasa disebut kas kecil (petty cash). Uang tunai kecil umumnya digunakan untuk mendanai operasional bisnis atau hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan oleh bisnis tersebut. Kas kecil adalah sejumlah dana yang khusus disiapkan untuk pengeluaran rutin dan jumlahnya relatif kecil.
Adapun kegunaan kas kecil tersebut untuk mendanai pengeluaran manajemen yang relatif kecil, seperti dana hiburan untuk klien atau wakil pimpinan, dana konsumsi untuk rapat, dan sebagainya. Sebagai orang ditugaskan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus mampu mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil, dan kemudian membuat catatan keuangan yang akan dibukukan ulang oleh departemen keuangan perusahaan.
Pengelolaan petty cash dilakukan oleh kantor kesekretariatan untuk biaya tunai. Ini dilakukan untuk mendukung tugas-tugas pelaksanaan yang ada. Tujuan meminimalkan kas adalah agar sekretaris tidak perlu lagi meminta dana dari departemen keuangan setiap kali ingin menggunakan dana. Karena pada umumnya perusahaan seringkali mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai keperluan.
Rekomendasi Editor
- Pengertian ROI dan Cara Menghitung Return on Investment
- Bagaimana Cara Menghitung Harga Pokok Produksi dan contohnya
- 10 Pertanyaan Umum Yang Sering Muncul Pada Tahap Wawancara Kerja
- Pengertian Proses Produksi, Bentuk-Bentuk, Jenis, dan Karakteristiknya
- Pengertian Modal, Jenis, Manfaat, dan Cara Memaksimalkan Modal Bisnis
Tujuan Kas Kecil
Berikut ini tujuan dari penggunaan kas kecil dalam perusahaan, yaitu:
- Menangani masalah peralatan kantor / persediaan yang dialami oleh suatu divisi di kantor tersebut.
- Menghindari metode pembayaran yang murah juga tidak praktis untuk pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak.
- Memfasilitasi beban staf karyawan dengan memberikan layanan pelanggan yang maksimal serta hubungan bisnis.
- Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara tiba-tiba dan yang tidak direncanakan sebelumnya.
Cara Membuat Kas Kecil
Metode ini mencakup langkah-langkah pengelolaan dalam penggunaan dana yang dialokasikan, sehingga ketika pihak yang berkepentingan meminta laporan penggunaan kas kecil, dapat langsung ditampilkan secara lengkap, tanpa ada kesalahan apapun. Ada 2 (dua) metode pencatatan kas kecil, yaitu sebagai berikut
1. Imprest Fund System (Metode Tetap)
Imprest Fund System (Metode Tetap) adalah metode akuntansi kas kecil di mana rekening kas kecil selalu dalam jumlah tetap. Setiap kali terjadi pengeluaran kas, kas kecil tidak langsung dicatat, tetapi hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran. Ciri metode tetap meliputi:
- Manajer kas mengumpulkan bukti penggunaan dana tunai kecil.
- Dana tunai kecil diisi kembali dengan menarik cek yang jumlahnya sama dengan dana tunai kecil yang digunakan, sehingga jumlah dana tunai kecil kembali ke jumlah yang ditetapkan semula.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dengan metode tetap:
- Pembentukan dana kecil dimana pemegangnya diberi sejumlah uang tunai yang kemudian akan dibayarkan untuk biaya yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
- Dana tunai kecil digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran.
- Setelah dana kas kecil habis / hampir habis, kasir akan kembali menyusun dana kas kecil, mengisinya dengan jumlah nominal biaya yang dikeluarkan.
2. Fluctuating Fund System (Metode Berubah-ubah)
Metode variabel atau berubah-ubah adalah metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah (sesuai kebutuhan). Sistem ini mensyaratkan jumlah nominal uang tunai yang kecil tidak tetap, tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali mengeluarkan kebijakan, perusahaan menetapkan sejumlah kecil uang tunai sebesar Rp 3 juta, kemudian menggunakannya sesuai kebutuhan dan kemudian mengisi kembali kas kecil tersebut.
Ketika diisi, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, jumlah kas kecil harus sama dengan saldo kas kecil awal. Namun dalam metode fluktuatif, maka jumlah pengisian kas kecil tidak boleh sama dengan jumlah nominal saldo awal, sehingga bisa lebih rendah atau lebih tinggi. Adapun ciri-ciri metode fluktuatif adalah sebagai berikut:
- Pembentukan dan pengisian dana kas kecil dicatat dalam pendebetan rekening kas kecil.
- Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet biaya terkait penggunaan kredit rekening kas kecil.
- Jumlah dana kas kecil berfluktuasi seiring dengan berkembangnya aktivitas pengguna dana.
Dokumen-Dokumen Yang Dibutuhkan Dalam Membuat Kas Kecil
Berikut ini adalah dokumen yang dibutuhkan dalam menyusun kas kecil, yaitu:
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berguna untuk perintah pencairan kas dari fungsi akuntansi ke fungsi kas besar yang muncul di dokumen. Dalam sistem dana kas kecil, jenis dokumen ini diperlukan untuk menempatkan dana kas.
2. Cek
Cek (Cheque) adalah dokumen yang digunakan untuk memberitahu bank agar membayar sejumlah uang kepada seseorang atau entitas yang namanya muncul di cek atau pembawa cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Jenis dokumen ini digunakan oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang dari pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana, dokumen ini berguna untuk bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil dengan nama pencairan kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini disediakan oleh pengguna dana kas kecil untuk memperhitungkan penggunaan dana. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pencairan dana dan pengguna dana kas kecil telah mengirimkannya kepada pemegang dana tunai kecil.
5. Permintaan pengisian kembali dana kas kecil
Dokumen permintaan ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta departemen keuangan perusahan untuk membuat bukti kas keluar untuk menempatkan kembali dana kas kecil.
Contoh Kas Kecil
| Tanggal | Keterangan | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| Januari 15 | Pembentukan kas kecil | 500000 | 500000 | |
| Januari 16 | Beban listrik | 30000 | 470000 | |
| Januari 17 | Beban listrik | 70000 | 400000 | |
| Januari 18 | Beban telepon | 115000 | 285000 | |
| Januari 19 | Beban bahan baku | 95000 | 190000 | |
| Januari 20 | Beban tenaga kerja | 155000 | 35000 | |
| Januari 21 | Pengisian kembali | 465000 | 500000 |
Kesimpulan
Kas kecil sangat berguna untuk menunjang aktivitas perusahaan yang bersifat mendadak. Sekretaris harus bisa menyusunnya dengan baik dan benar.