Setiap perusahaan, organisasi, atau instansi pasti ada struktur organisasi didalamnya. Struktur organisasi adalah sebuah bagan yang menjelaskan fungsi-fungsi jabatan, dan alur komunikasi yang akan digunakan.
Ada banyak jenis struktur organisasi perusahaan yang bisa diterapkan, mulai dari yang paling sederhana, hingga yang paling kompleks. Pada perusahaan berskala besar pasti memiliki bagan struktur organisasi yang lebih kompleks.
Mungkin saat ini kamu ingin membuat perseroan terbatas (PT) baru. Tetapi, kamu masih bingung dengan struktur organisasinya. Nah, disini kan dijelaskan secara rinci mengenai contoh struktur organisasi perusahaan.
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi sengaja dirancang untuk kepentingan perusahaan dengan menempatkan orang-orang yang berkompeten sesuai dengan bidang dan pengalamannya. Dengan adanya suatu struktur, seorang manajer SDM juga dapat mengetahui peran seorang karyawan. Betapa pentingnya mereka dan seberapa berharganya mereka. Dengan cara ini, seorang HR dapat menentukan gaji karyawan yang sesuai.
Lantas apa sih yang dimaksud dengan perseroan terbatas atau PT? pengertian perseroan terbatas adalah badan hukum untuk menjalankan usaha yang modalnya berasal dari investor yang menanamkan sahamnya di perusahaan. Perseroan terbatas merupakan suatu badan usaha yang modalnya tercantum dalam anggaran dasar perseroan. Kekayaan suatu perusahaan berbeda dengan kekayaan pribadi perusahaan. Pemegang saham memiliki tanggung jawab terbatas, lalu kewajiban mereka juga sesuai dengan persentase kepemilikan saham.
Jika dalam suatu kasus, ternyata utang perusahaan melebihi kekayaan perusahaan, maka kelebihan hutang tersebut tidak menjadi tanggung jawab pemegang saham. Dan jika perusahaan memperoleh keuntungan, maka keuntungan tersebut dibagi sesuai ketentuan yang ditetapkan. Selain saham, modal perusahaan juga bersumber dari obligasi. Keuntungan yang diperoleh dari pemilik obligasi adalah memperoleh bunga secara teratur, terlepas dari keuntungan dan kerugian perusahaan.
Fungsi dan Peran Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam suatu PT, selain aset pemilik modal dan aset perusahaan tersendiri, juga terdapat pemisahan antara direksi perusahaan dengan pemilik perusahaan. Pengelolaan perusahaan dapat diserahkan kepada para ahli (profesional) di bidangnya. Secara umum, struktur organisasi PT terdiri dari pemegang saham, direktur, dan komisaris.
Para investor ini mendelegasikan wewenang kepada direksi melalui komisaris untuk memimpin dan mengembangkan bisnis sesuai dengan tujuan lini bisnis perusahaan. Sehubungan dengan tugas ini, direksi memiliki kewenangan mewakili perusahaan untuk membuat perjanjian, kontrak kerja, kesepakatan bisnis, dan sejenisnya. Dan jika terdapat kerugian yang terlalu besar (lebih dari 50%), dewan direksi wajib memberitahukan kepada pemegang saham (investor) dan pihak ketiga untuk rapat berikutnya.
Komisaris itu sendiri bertindak sebagai pengawas pekerjaan direksi perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, komisaris berwenang memeriksa pembukuan dan menegur direksi, memberi instruksi bahkan memberhentikannya dengan mengadakan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) untuk mengambil keputusan atas pemecatan atau tidak.
Dalam RUPS itu sendiri, semua pemegang saham, baik besar maupun kecil, berhak memberikan pendapatnya. RUPS membahas masalah-masalah terkait penilaian kinerja dan kebijakan perusahaan yang akan segera dilaksanakan. Jika ada pemegang saham (investor) yang berhalangan hadir dapat memilih pemegang saham lain yang disebut dengan proxy. Nah, hasil RUPS biasanya didelegasikan kepada komisaris dan kemudian diteruskan ke dewan direksi untuk dieksekusi.
Isi RUPS (Rapat Umum Pemilik Saham)
Adapun ini dari RUPS itu adalah sebagai beriktu:
- Menentukan direktur, dan pengangkatan komisaris
- Memberhentikan direktur dan komisaris
- Menentukan besaran gaji komisaris dan direksi
- Evaluasi kinerja bisnis perusahaan
- Membuat keputusan tentang rencana untuk menambah atau mengurangi saham perusahaan
- Mengumumkan pembagian keuntungan atau deviden (laba) perusahaan
Oleh karena itu, disinilah salah satu peran penting adanya struktur organisasi perusahaan. Selanjutnya yaitu contoh bagan struktur organisasi perusahaan (PT), dan beserta tugas-tugasnya.
Bagan Struktur Organisasi Perusahaan (PT)
Berikut ini penjelasan dari setiap jabatan di dalam bagan struktur organisasi diatas:
1. Direksi (Direktur)
Dalam sebuah perusahaan peran seorang direktur sangatlah penting. Oleh karena itu, dewan direksi menempati posisi sebagai pimpinan perusahaan. Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan memiliki kewenangan dalam pengelolaan perusahaan.
Seorang direktur harus dapat mendukung kepentingan dan tujuan perusahaan. Baik kepentingan internal maupun eksternal sesuai dengan ketentuan anggaran dasar perusahaan. Bagian ini biasanya terdiri dari seorang direktur utama, tiga orang wakil dirut (direktur utama), dan enam direktur.
Tugas-tugas direksi
Fungsi seorang direktur secara umum yaitu menentukan usaha/bisnis yang akan dijalankan oleh perusahaan. Direktur juga menentukan kebijakan-kebijakan dan jadwal untuk semua aktivitas perusahaan.
Dengan demikian, dapat pula dikatakan bahwa seorang direktur memiliki kendali penuh terhadap perusahaan dan bertanggung jawab langsung atas kemajuan perusahaan. Karena seorang direktur memiliki tanggung jawab yang sangat besar terhadap perusahaan.
2. Direktur utama (CEO)
Direktur utama (Dirut) adalah orang yang mempunyai kewenangan untuk menyusun dan menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan dan program umum sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh perusahaan kepadanya.
Fungsi direktur utama
Seorang direktur utama mempunyai tugas mengkoordinasikan semua kegiatan di bidang ketenagakerjaan, administrasi keuangan, dan kesekretariatan perusahaan. Selain itu, seorang direktur utama juga bertanggung jawab untuk mengawasi pengadaan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam menjalankan bisnis.
Dirut juga bertanggung jawab untuk membuat rencana pengembangan dari sumber pendapatan, membuat rencana belanja modal perusahaan, memimpin dan bertanggung jawab untuk seluruh dewan atau komite eksekutif.
Sebagai CEO, ia juga harus menawarkan ide-idenya untuk memajukan perusahaan pada level tertinggi, memimpin rapat-rapat pertemuan, dan mewakili perusahaan dalam menangani pihak-pihak di luar perusahaan.
3. Direktur
Posisi ini diawasi oleh CEO (dirut), seperti terlihat pada bagan organisasi di atas. Oleh karena itu, direktur adalah orang yang dipilih untuk menjalankan perseroan berbentuk perseroan terbatas. CEO akan memilih seorang direktur untuk mengelola dan mengarahkan bisnis.
Tugas-tugas direktur
Ini adalah tugas umum seorang direktur, yang membuat prosedur agar setiap manajer mencapai target dan sasaran perusahaan. Disamping itu, seorang direktur juga bertanggung jawab dan bertugas untuk mengkoordinasikan semua kegiatan manajer dan menerima laporan secara rutin.
Direktur memiliki wewenang untuk mengangkat, mengganti, atau memberhentikan karyawan dan staf nya. Seorang direktur juga bertanggung jawab untuk membuat ketentuan operasional jangka pendek untuk perusahaan.
4. Direktur keuangan (Chief Financial Officer / CFO)
CFO bertanggung jawab atas semua aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan anggaran perusahaan. Oleh karena itu, direktur keuangan dapat menilai apakah perusahaan memperoleh laba atau rugi. Chief Financial Officer dapat membentuk badan lain yang bertanggung jawab sesuai dengan jumlah yang ditetapkan dan disetujui oleh dewan direksi.
Tugas Chief Financial Financial (Direktur keuangan)
Direktur keuangan bertanggung jawab untuk mengawasi semua aktivitas keuangan perusahaan dan bertanggung jawab atas semua aktivitas yang berkaitan dengan pembiayaan.
Selain itu, CFO juga menetapkan prosedur implementasi rinci terkait pendanaan dan menetapkan aturan kerja lapangan untuk memastikan tidak ada kebocoran keuangan.
5. Direktur personalia
Direktur personalia merupakan orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem perencanaan personalia dan mengawasi kebijakan untuk karyawan. Selain itu, direktur personalia juga memperhatikan kebutuhan administrasi karyawan dan melakukan pelatihan untuk pengembangan staf administrasi.
6. Manajer
Manajer adalah orang-orang yang menyesuaikan dan mengintegrasikan berbagai variabel dan karakteristik karyawannya untuk mencapai tujuan organisasi.
Tugas-tugas manajer
- Memberikan arahan dalam pengambilan keputusan, kebijakan, pengawasan, dll
- Merancang organisasi dan desain kerja
- Memilih, mengevaluasi, melatih dan mengembangkan karyawan atau calon karyawan
- Mengelola dan mengendalikan sistem komunikasi
- Membuat strategi penghargaan
7. Manajer personalia (HR)
Manajer personalia (HR) adalah orang yang membuat perencanaan, memberikan kompensasi, mengembangkan dan memelihara staf agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara optimal.
Tugas dan peran manajer personalia
Secara umum, fungsi manajer personalia adalah yang mengatur organisasi, mengendalikan unit-unit personalia, bertanggung jawab atas proses administrasi semua aktivitas personalia. Manajemen personalia juga bertanggung jawab untuk mengurus prosedur perekrutan dengan memilih, memeriksa, mewawancarai, dan membuat sistem penilaian untuk kinerja karyawan.
Selain itu, seorang manajer personalia juga bertanggung jawab untuk mengelola pemberian izin kerja, pengelolaan dana pensiun, asuransi kesehatan karyawan, mengurusi perjalanan dan fasilitas dinas. Manajemen personalia juga bertanggung jawab untuk membuat sistem informasi data karyawan, formulir administrasi untuk aktivitas staf, dan sistem informasi yang terkait dengan semua aktivitas staf.
8. Manajer pemasaran
Manajer pemasaran bertanggung jawab arang orang-orang yang bekerja untuk memasarkan produk perusahaan.
Tugas manajer pemasaran
Secara umum tugas manajer pemasaran adalah merencanakan dan merancang strategi pemasaran produk yang sesuai dengan tren pasar. Selain itu, manajer pemasaran juga melakukan riset pemasaran yang sejalan dengan perkembangan pasar, melakukan operasi informasi perusahaan yang efisien dan melaporkan pekerjaannya kepada direktur secara berkala.
9. Manajer Pabrik
Manajer pabrik harus sering berkonsultasi dengan direktur agar tugas yang mereka lakukan dapat terlaksana secara teratur. Peranya sangat vital dalam merancang strategi produksi yang tepat dan efisien.
Tugas-tugas manajer pabrik
Manajer pabrik mempunyai tugas untuk bertanggung jawab atas hasil produksi yaitu mengantisipasi dan mengatasi segala masalah yang berkaitan dengan sektor produksi perusahaan dengan divisi lainnya. Yang menjadi tanggung jawab manajer pabrik yaitu production planning and control (PPC), pengadaan barang, dan produksi.
10. Administrasi dan Gudang
Divisi administrasi dan gudang mempunyai tugas untuk memeriksa semua proses administrasi dan transaksi yang ada hubungannya dengan operasional perusahaan. Bagian ini terdiri dari Akuntansi, Case Management Team (CMT) dan Kasir.
Tugas-tugas administrasi dan gudang
Melaksanakan pengumpulan data dan penghitungan semua transaksi yang terjadi.
Mengatasi masalah yang terkait dengan outsourcing
Tugas kasir adalah membuat laporan pengeluaran harian dan pendapatan terhadap keuangan perusahaan.
11. Divisi regional
Divisi regional adalah pihak penanggung jawab pengelolaan aset perusahaan dan menjalankan bisnis perusahaan sesuai dengan instruksi dewan direksi perusahaan. Selain itu, juga bertanggung jawab untuk mengembangkan tujuan kerja bersama dengan dewan direksi.
Tugas divisi regional
Tugas dan fungsi divisi regional yaitu melaksanakan prosedur dan kebijakan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, beroperasi sebagai badan usaha yang menguntungkan investor dan meningkatkan nilai aset perusahaan.
Kesimpulan
Dengan memahami bagan struktur organisasi tersebut, maka kita lebih mengetahui fungsi dan tugas setiap jabatan dan posisi yang ada. Dan kita juga mengetahui alur komunikasi pada setiap lini tersebut.