Jika saat ini kamu sedang menjalankan sebuah usaha atau bisnis, membuat surat pesanan adalah salah satu kegiatan yang sering kamu lakukan. Cara yang paling mainstream biasanya menggunakan telepon, sms, wa, atau pesan singkat lainnya.
Perusahaan, lembaga atau instansi pasti sering membuat purchase order, karena surat ini bisa menjadi bukti transaksi. Lalu bagaimana sih cara membuat surat pesanan yang baik dan benar?
Pengertian Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan/dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi yang bertujuan untuk memesan (order) suatu barang atau produk kepada supplier, mitra, atau distributor. Selain itu, surat pesanan (purchase order) juga berfungsi sebagai alat untuk menindaklanjuti penawaran yang dilakukan oleh suatu pihak pada beberapa waktu sebelumnya.
Baca Juga: Contoh Surat Pengunduran Diri Yang Baik dan Benar
Adapun format umum dalam menyusun purchase order yang baik dan benar, adalah sebagai berikut:
- Pertama adalah kamu harus cantumkan adalah pihak tujuan dimana kamu ingin memesan produk atau barang.
- Kedua adalah mencantumkan identitas perusahaan atau diri. Hal ini bertujuan agar penerima purchase order mengetahui siapa yang melakukan pemesanan.
- Ketiga adalah mencantumkan informasi lengkap mengenai produk atau barang yang ingin dipesan, mulai dari jenis barang, merk, jumlah, dan spesifikasi lainnya.
- Keempat adalah mencantumkan informasi pendukung seperti waktu pengiriman, metode pengiriman produk, dan proses pembayaran.
Selain keempat tahapan diatas, kamu juga harus mencantumkan kop surat, nama, nomor surat, tanda tangan, stempel, dan semua aspek teknis lainnya.
Contoh Surat Pesanan
[su_box title=”Contoh Surat Pesanan Semi Block Style” box_color=”#444444″]
PT. RAKSANA FURNITURE
Jalan Kapt. Patimura 31, Jakarta Utara
Telepon : 021 318 2229
Jakarta Utara, 21 Januari 2020
Nomor : 317/RF/XI/21
Hal : Pesanan Barang
Yang terhormat,
Manajer CV. BOS ELEKTRIK
Jalan Shakti 13, Jakarta Utara
Dengan Hormat
Menindaklanjuti surat penawaran Saudar No. 33/BE/VI/44 tanggal 5 Januari 2020, kami bermaksud memesan barang-barang sebagai berikut:
| 1 | 20 Unit Lemari Es merk LG tipe 10b 12 volt | Rp. 3.500.000 |
| 2 | 15 Unit Kompor Listrik 120 watt | Rp. 1.250.00 |
| 3 | 20 Unit Kipas Angis merk Nasional | Rp. 750.000 |
Adapun pembayaran yang akan kami lakukan DP 50% dan sisanya setelah barang diterima. Kami harap barang-barang yang tercantum dalam pesanan dapat diantar sebelum tanggal 27 Januari 2020.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Josua Sutoyo
Manajer Operasional
[/su_box]
[su_box title=”Contoh Surat Pesanan Produk-Produk Elektronik” box_color=”#444444″]
KOP SURAT
Nomor : 317/RF/XXI/21
Lampiran :
Hal : Pemesanan Barang Elektronik
Yang terhormat,
Manajer CV. BOS ELEKTRIK
Jalan Shakti 13, Jakarta Utara
Dengan Hormat
Berdasarkan dari informasi surat yang saudara ajukan beberapa waktu yang lalu, kami akan memesan beberapa barang elektronik, dengan rincian sebagai berikut:
| No | Produk | Merk | Jumlah (unit) |
| 1 | TV | PANASONIC | 20 |
| 2 | AC | LG | 20 |
| 3 | KULKAS | SAMSUNG | 20 |
| 4 | KIPAS ANGIN | MIYAKO | 20 |
| 5 | RICE COOKER | MIYAKO | 20 |
| 6 | MICROWAVE | PANASONIC | 20 |
| 7 | MESIN CUCI | SAMSUNG | 20 |
| 8 | BLENDER | LG | 20 |
Adapun pembayaran yang akan kami lakukan DP 30% dan sisanya setelah barang diterima. Kami harap barang-barang yang tercantum dalam pesanan dapat diantar sebelum tanggal 27 Januari 2020.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Josua Sutoyo
Manajer Operasional
[/su_box]
Baca Juga: Surat Kuasa Untuk Berbagai Kepentingan
Contoh Purchase Order (PO)
Contoh Surat Pesanan Secara Kredit
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris
Demikian penjelasan beserta contoh surat pesanan yang baik dan benar, dan semoga bermanfaat.