Divisi administrasi dalam sebuah instansi atau perusahaan memegang peranan penting untuk mengurusi urusan surat-menyurat. Tidak hanya itu administrasi juga bertugas untuk membelanjakan anggaran kebutuhan kantor untuk memperlancar aktivitas perusahaan.
Ada banyak jenis administrasi yang dapat kita temui di perusahaan, seperti administrasi perkantoran, keuangan, gudang, produksi, pemasaran. dan lainnya. Jadi, pada setiap lini departemen dibutuhkan staf administrasi untuk menjalankan fungsinya.
Nah, kali ini kita akan membahas fungsi-fungsi staf administrasi dalam perusahaan. Apa yang dimaksud dengan administrator itu? Admin atau administrator adalah orang yang bekerja di suatu perusahaan dan menduduki jabatan administrasi di kantor. Namun, masih banyak yang belum mengetahui apa itu fungsi dan tanggung jawab seorang administrator dan tujuan dari fungsi tersebut, dan sebagainya. Peran dan tanggung jawab seorang administrator akan dijelaskan di bawah ini.
Tugas-Tugas Administrasi Secara Umum
Banyak fresh graduate menginginkan pekerjaan menjadi staf administrasi, terutama oleh kaum perempuan, memang ada juga sedikit dari kaum laki-laki untuk mengisi posisi ini. Tugas terpenting bagi staf administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, menyediakan fasilitas dan layanan administrasi kantor, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menunjang kelancaran bisnis.
Adapun tugas dan tanggung jawab bagian administrasi, yaitu:
Tanggung jawab:
Memastikan kelancaran dan keakuratan data penjualan dan data invoice.
Pekerjaan yang berkaitan dengan:
- Data penjualan
- Mencatat dan mengecek status data penjualan yang sudah masuk dan belum dibuat sehingga lebih mudah untuk melacak kekurangan.
- Membuat data penjualan harian benar dan juga sesuai.
- Membuat faktur dan lacak pengiriman data penjualan harian.
- Penyelesaian memberikan informasi tentang masalah pencatatan (misalnya, masalah input / komputasi teknis, keterlambatan data) kepada supervisor admin untuk di follow up
- Memeriksa hasil entry data
- Pemeriksaan kembali semua data yang dimasukkan lagi agar tidak terjadi kesalahan.
- Melakukan cross check dengan pelanggan jika menemukan perbedaan harga jual
- invoice dengan data di sistem informas.
- Pemeriksaan silang sekali dalam seminggu dengan data pabrik
- Membuat laporan
- Membuat informasi akhir bulan dalam bentuk sales invoice untuk dikirimkan ke supervisor administrator setelah melakukan pemeriksaan dengan informasi penagihan masing-masing counter.
- Rekapitulasi faktur counter berdasarkan periode.
- Membagikan salinan faktur pengiriman ke setiap counter.
- Menyusun informasi penjualan dan faktur untuk pelanggan dan pabrik,
- Rekapitulasi data retur klien
- Membantu supervisor administrasi dalam penyusunan semua informasi yang berkaitan dengan data penjualan (seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dll.)
- Administrasi dan pengarsipan
- Memelihara file data penjualan yang sudah diproses dan yang belum diolah secara sistematis, sehingga lebih mudah untuk di recovery.
- Meringkas kembali kebutuhan alat tulis dan kebutuhan pokok lainnya, seperti kantong plastik, karton, brosur, POP, dan sejenisnya.
- Menyediakan keperluan alat tulis kantor (ATK) dan membuat perjanjian dengan kepala bagian ritel.
Rekomendasi Editor
- Pengertian Balanced Scorecard, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya
- Tak Perlu ke KPP, Lapor Pajak Secara Online Dengan E-Filing DJP Online
- Cara Menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) Perusahaan Dagang
- Pengertian Letter of Credit (LoC), Fungsi, Jenis dan Contoh dalam Perusahaan
- 5 Tugas Supervisor Yang Dapat Menjadi Jembatan Bagi Karyawan dan Manajer
Tugas dan Jenis-Jenis Pekerjaan Administrasi
Tanggung jawab administrator mempunyai arti yang luas, namun tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua kegiatan ketatausahaan perusahaan berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah fungsi dari administrator, yaitu:
- Mengurutkan atau menyortir pesan, surat, dan paket.
- Menjawab dan menerima panggilan telepon, mengetik, dokumen, surat menyurat offline dan online
- Memesan keperluan ATK
- Menyapa dan menjawab permasalahan klien
- Menyusun agenda kantor
- Filling data entry
- Mengelola buku harian
1. Tugas staf administrasi
Rekapitulasi data
Ini merupakan salah satu tugas dari staf administrasi paling utama yaitu pengarsipan data, seperti surat menyurat, mencatat bukti transaksi yang telah diproses oleh perusahaan, mencatat nilai aset perusahaan. Hal ini lebih terkait dengan fungsi staf pengelola gudang yang jarang berhubungan dengan dunia perkantoran dan lebih fokus ke lapangan.
Ada sebagian kecil orang yang menganggap tugas menjadi seorang administrator itu sederhana, padahal ternyata pekerjaan ini juga membutuhkan banyak ketelitian dan kesabaran. Kecuali mereka merekap data perusahaan yang sudah ada sebelumnya, pengelola juga berkewajiban membuat data perusahaan. Data apa itu? Yaitu data-data yang harus terkait dengan perusahaan.
Menjawab panggilan telepon masuk
Sebagai manajer kantor, staf administrasi harus memahami posisinya sebagai penyedia layanan. Oleh karena itu, admin memahami kode etik profesi untuk menangani semua panggilan masuk ke perusahaan dan memiliki hubungan dengan Direksi.
Menjawab panggilan masuk juga merupakan contoh tugas staf administrasi dan dapat diklasifikasikan sebagai tugas rutin. Hal ini disebabkan karena setiap administrator akan menerima panggilan masuk setiap hari, baik untuk operasional bisnis maupun panggilan dari partner perusahaan.
Penyusunan surat
Tugas staf administrasi selanjutnya yaitu surat-menyurat. Surat yang dikelola oleh staf administrasi biasanya bersifat resmi dan merupakan kebutuhan kantor. Beberapa surat yang menjadi tanggung jawab seorang staf administrasi antara lain surat dinas, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan, dan berbagai surat yang ditujukan untuk keperluan perusahaan.
Membuat jadwal
Penting untuk diketahui bahwa penjadwalan disini bersifat global bahkan lebih umum, yang biasanya merupakan tugas sekretaris. Secara umum, staf admin akan bekerjasama dengan klien yang benar-benar telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan perwakilan perusahaan. Agar mampu menjelaskan bentuk kerjasama kepada banyak pelanggan secara kolektif.
Front office
Selain berada di back office, seorang administrator juga dapat ditempatkan di posisi front office. Sebab, memang posisi ini tidak bisa ditempati sembarangan orang. Seseorang yang menduduki jabatan front office harus pandai dan baik dalam berkomunikasi agar dapat mengkondisikan lingkungan dan pelayanan kepada perusahaan tempatnya bekerja. Seluruh workstation kantor dan perusahaan serta counter telah diurutkan sesuai fungsinya masing-masing.
Tidak ada satupun dari fungsi ini yang superior atau inferior, perlu diketahui bahwa semua divisi dan staf bekerjasama untuk mencapai kesuksesan, yaitu untuk memajukan dan mengembangkan perusahaan. Jika ada satu bagian atau staf yang tidak seimbang, maka kantor akan kesulitan dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan.
Memiliki skill lain
Seorang office administrator akan lebih jika memiliki skill yang berbeda di bidang ini, misalnya seperti kemampuan mengoperasikan Autocad, atau desain dengan Photoshop. Jika seorang administrator memiliki keterampilan ini, itu akan sangat berguna di mata atasan. Tentunya ini bisa menjadi selling point agar dapat meniti karir yang lebih baik.
2. Tugas administrasi perkantoran
Menerima panggilan telepon masuk
Seorang administrator kantor biasanya akan bertugas untuk menjawab telepon, menerima dan membuat panggilan telepon dari pihak ketiga. Di sini admin perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Untuk perusahaan skala kecil hingga menengah, admin lah bertanggung jawab atas tugas ini. Berbeda jika pada perusahaan besar yang biasanya sudah ada divisi lain, seperti Customer Service.
Membuat agenda kantor
Dari komunikasi telepon, seringkali ada partner yang ingin bertemu dengan pimpinan atau manajer divisi lainnya. Nah, tugas-tugas administrasi perkantoran juga wajib membuat agenda untuk kegiatan tersebut. Namun untuk menjadwalkan waktu meeting, admin perlu berkomunikasi dengan departemen lain agar jadwal dapat tertata dengan baik dan tidak bentrok.
Entry data perusahaan
Tugas penting di semua kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data (rekapitulasi data). Data seperti transaksi pelanggan, data informasi konsumen, data dari divisi lain harus dikumpulkan. Dalam entry data administrasi perkantoran harus sangat lengkap dan akurat. Seperti alamat, nomor telepon dan lain-lain harus direkapitulasi secara terstruktur agar mudah ditemukan.
Membuat file data
Agar data lebih mudah dikelola, perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga merupakan tugas administrasi perkantoran. Sehingga data dokumen dan hal lainnya dapat diatur dengan baik.
3. Tugas administrasi gudang
Membuat data pemesanan barang
Administrasi gudang akan banyak hubungannya dengan supplier. Kesepakatan tentang produk yang dapat dikembalikan juga dapat menguntungkan perusahaan jika dibandingkan dengan sistem beli-putus. Hubungan erat juga dilakukan dengan pihak administrasi untuk menjalin hubungan manajemen dengan pemasok. Banyak alasan yang mempengaruhi manajemen hubungan dengan pemasok dan banyak di antaranya yang melibatkan etika bisnis.
Data persediaan
Admin juga sebagai ujung tombak dari semua pencatatan arus barang yang masuk, sehingga pengendalian operasional lebih mudah dengan data yang akurat. Bukti pencatatan akan mempengaruhi beberapa hal, yaitu:
- Total stok barang
- Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
- Dasar pemesanan barang
- Pelajari tren penjualan
- Data inventaris ini membutuhkan keakuratan data waktu nyata dan dapat dipertanggungjawabkan
4. Tugas administrasi keuangan
- Melakukan perencanaan keuangan, berdasarkan perencanaan pinjaman, penerimaan, pengeluaran dan pembayaran
- Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan
- Cash Capital Management, mulai dari pembukaan rekening, penentuan setoran, kas, pengelolaan pembayaran hutang dan pencatatan transaksi tunai
- Mengelola kredit melalui faktur
- Pengelolaan surat-surat berharga, salah satunya adalah menandatangani cek
- Bekerja sama dalam penyusunan kebijakan pengelolaan keuangan dengan departemen terkait lainnya sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
5. Tugas administrasi marketing
Membuat Sales Order (SO)
Yang terdiri dari tujuan pengiriman, nama pengiriman, nama barang dagangan, jumlah barang yang dikirim, berat barang dan jumlah dana yang harus disetor.
Membuat Delivery order (DO)
Yang isinya hampir sama dengan SO, tetapi nominalnya tidak disertakan. Kedua dokumen ini (SO dan DO) adalah file administratif pemasaran yang tidak dikeluarkan untuk pelanggan. Selanjutnya, membuat nota penjualan, kemudian membuat Surat Jalan (SJ) pada saat barang sudah dikirim ke pelanggan.
6. Tugas administrasi perbankan
Tugas pokok administrasi perbankan, yaitu:
- Melaksanakan kegiatan pelayanan perkantoran, penyediaan jasa dan pelayanan administrasi perkantoran, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendorong berfungsinya perusahaan.
- Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menyiapkan dan menyusun data keuangan perbankan.
- Menyimpan dokumen dan sistem data perusahaan.
- Melakukan kegiatan administrasi seperti korespondensi entri data, ringkasan data, dan dokumentasi.
- Menghimpun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan.
- Dukungan dalam kegiatan audit.
Tanggung jawab staf administrasi secara umum
- Mempersiapkan ruang kerja dan perlengkapan kantor untuk seluruh karyawan, memastikan ketersediaan ruang kerja dan perlengkapan kantor untuk setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan posisi.
- Melaksanakan kegiatan renovasi gedung kantor untuk memastikan seluruh gedung kantor selalu siap beroperasi.
- Korespondensi, dokumentasi dan kegiatan kearsipan, untuk memastikan dukungan administrasi untuk kelancaran dan keberlanjutan kegiatan seluruh karyawan.
- Membuat rencana dan mengevaluasi pekerjaan harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya sasaran mutu yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi bagi atasan.
- Menghitung perkiraan biaya tahunan yang terkait dengan kegiatan administrasi kantor, sebagai rekomendasi peraturan oleh departemen urusan umum.
- Melaksanakan kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, perlengkapan kantor, kebersihan kantor dan perlengkapan keamanan, serta jasa fotokopi dan penjilidan.
- Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor serta keamanan kantor.
Kesimpulan
Dari penjelasan diatas dapat diketahui bahwa fungsi administrasi perkantoran sangat vital untuk kelancaran operasional perusahaan. Selain itu juga banyak jenis tugas yang harus dilaksanakan oleh staf admin.
sumber: jojonomic.com/blog