Mengenal Manfaat dan Cara Pembuatan SOP Perusahaan yang Baik

Saat ini hampir di semua perusahaan menggunakan atau menerapkan SOP kepada semua karyawannya. Umumnya standar operasional prosedur perusahaan disusun oleh HRD atau manajer pada departemen yang bersangkutan. SOP berdasarkan tinjauan langsung oleh pihak-pihak terkait, berisi poin-poin dalam pekerjaan yang akan atau telah dilakukan oleh karyawan.

Secara umum pengertian standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu sistem yang disusun atau dirancang untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan para karyawan dalam lingkup perusahaan atau lembaga. Pada prakteknya SOP (standar operasional prosedur) teraplikasikan dalam bentuk dokumen yang berkaitan langsung dengan semua prosedur yang dilakukan secara kronologis dan runtut untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan agar memperoleh hasil kerja yang efektif sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

Semua jenis  perusahaan apapun bentuknya memerlukan sebuah panduan untuk menjalankan segala tugas dan fungsi dari elemen atau unit organisasi. Berikut ini adalah  penjelasan lengkap  mengenai  apa itu SOP, dan apa kegunaannya atau manfaat bagi sebuah perusahaan.

Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli Manajemen

 sebelum kita mengetahui apa saja manfaat dari SOP, ada baiknya kita memahami pengertian standar operasional prosedur atau SOP menurut para ahli berikut ini:

1. Sailendra (2015: 11)

Sailendra menjelaskan bahwa, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan-panduan yang digunakan oleh perusahaan untuk memastikan kegiatan operasional organisasinya berjalan dengan lancar sesuai dengan yang diharapkan.

2. Moekijat (2008)

Moekijat dalam studinya menjelaskan secara spesifik Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan atau deretan langkah-langkah (pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan),  dimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, serta siapa yang akan melakukannya.

3. Atmoko (2011)

Atmoko menjelaskan pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu suatu pedoman dan acuan untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun swasta, profit  atau nonprofit, berdasarkan semua indikator-indikator teknis, administratif, dan juga prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja serta sistem kerja pada departemen yang bersangkutan.

4. Insani (2010: 1)

Insani memaparkan definisi SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi atau panduan tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran, yang berisi cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan tersebut.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) Dalam Perusahaan

Berdasarkan berdasarkan apa yang dijelaskan dalam Permenpan No.PER / 21 / M-PAN / 11 / 2008, manfaat SOP atau standar operasional prosedur secara umum bagi suatu organisasi, diantaranya adalah:

• Sebagai standarisasi cara atau metode yang dilakukan  oleh pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan secara khusus, mengurangi kesalahan-kesalahan, dan kelalaian kerja.
• Standar operasional prosedur membantu staf untuk lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga hal ini akan mengurangi keterlibatan atasan atau pimpinan dalam pelaksanaan proses kegiatan sehari-hari.
• Meningkatkan akuntabilitas dan kredibilitas perusahaan dengan mendokumentasikan segala tanggung jawab khusus dalam pelaksanaan tugas-tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja, serta membantu karyawan mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Menciptakan bahan-bahan pelatihan pengembangan yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dalam lingkungan organisasi.
• Menunjukkan secara nyata bahwa kinerja perusahaan efisien dan dikelola dengan profesional.
• Menyediakan pedoman, panduan dan acuan bagi setiap staf di unit pelayanan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.
• Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas the alarm pemberian pelayanan.
• Membantu penelusuran terhadap resiko kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan  masyarakat. Serta menjamin segala proses pelayanan agar tetap berjalan di berbagai  situasi.

Cara Membuat SOP Yang Baik dan Benar

Merujuk kembali pada PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008  yang menyebutkan bahwa pembuatan SOP atau standar operasional prosedur harus memenuhi prinsip-prinsip seperti kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, berorientasi kepada pengguna, keterukuran, keselarasan, dinamis, kepatuhan terhadap hukum dan kepastian hukum. Berikut ini beberapa cara yang bisa digunakan dalam menyusun SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN.

1. Membuat Susunan Kerja

Mintalah kepada seluruh manajer, kepala bagian, atau head departemen dalam perusahaan untuk berbicara dengan bawahannya dalam menentukan hal-hal apa yang harus dibahas pada SOP.

2. Merencanakan Alur Proses Pekerjaan 

Rencanakan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template SOP, menetapkan alur proses, dan menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

3. Lakukan Wawancara Kepada Karyawan 

Lakukan wawancara langsung terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam menjalani pekerjaan dan bagaimana caranya mereka bekerja.

4. Tulis, Diskusi, dan Sosialisasikan

Setelah tahap wawancara dan mereview dokumen tata laksana kerja, maka manajer mulai bisa menulis SOP, kemudian membahas kembali dengan pihak-pihak terkait, lalu melihat apakah masih ada disparitas peraturan antara pihak pegawai/karyawan dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka SOP tersebut sudah bisa disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan Rutin

Setelah standar operasional prosedur disepakati dan disosialisasikan, maka selanjutnya perlu diadakan pelatihan rutin agar SOP bisa berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

6. Evaluasi SOP

Sekurang-kurangnya dalam jangka waktu setahun sekali, sangat dianjurkan bagi pihak perusahaan untuk mengadakan evaluasi yang mendalam terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal-hal yang harus ditambah atau dihilangkan.

Contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Kesimpulan 

Pada prinsipnya, standar operasional prosedur harus dibuat sejak awal pendirian perusahaan. Tujuannya adalah agar pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan pesat sesuai dengan visi dan misi yang telah dirancang sebelumnya.