Setiap perusahaan pasti memiliki sistem administrasi perkantorannya masing-masing. Administrasi perkantoran berperan penting sebagai garda terdepan dalam mengelola aktivitas operasional perusahaan. Lalu, apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran sebenarnya? Dan, apa saja fungsi dan peran administrasi perkantoran itu? Mari kita bahas secara rinci.
Secara bahasa, kata “administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “ad” yang berarti intensif dan “ministrare” berarti membantu, memenuhi , atau melayani.
Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi. Ada pakar yang berpendapat bahwa, pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan berperan dalam pelaksanaan kegiatan operatif, seperti menyajikan laporan pada direksi, dan berperan dalam menciptakan sistem operasional perusahaan menjadi lebih efektif. Sedangkan definisi administrasi perkantoran dalam arti luas adalah sebagai aktivitas perencanaan (planning), mengorganisir (organizing), mengarahkan (directing), menyelenggarakan (implementing), dan mengawasi (controlling) berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha.
Baca Juga: Analisis SWOT : Pengertian, Fungsi, Manfaat, Dan Contonya
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Pendapat Para Ahli
Para ahli telah menjelaskan secara lengkap mengenai pengertian administrasi perkantoran.
1. Arthur Granger
Administrasi perkantoran memiliki fungsi dalam melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
2. Ernest Daview & William Spriegel
Pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua aktivitas operasional perusahaan seperti manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, transportasi dan marketing.
3. Suparjati
Definisi administrasi perkantoran yaitu suatu proses kerjasama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan melakukan fungsi-fungsi manajemen.
4. George Terry
Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), dan pengendalian (controlling) pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak agar tujuan bersama dapat tercapai.
5. William Leffingwell & Edwin Robinson
Definisi administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan erat dengan fungsi-fungsi manajemen operasional perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Memiliki jabatan fungsional sebagai administrator bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi karyawan, pengawasan karyawan, dan meminta pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh karyawan atau perbaikan peralatan kantor yang telah ada. Berikut ini adalah beberapa ruang lingkup administrasi perkantoran:
1. Aktivitas Kantor
Berikut ini beberapa kegiatan kantor yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya adalah:
- Perencanaan perkantoran
- Pengorganisasian perkantoran
- Pengarahan perkantoran
- Pengawasan perkantoran
Baca Juga: Contoh CV Yang HRD dan Pimpinan Inginkan
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
Berikut ini beberapa sarana dan fasilitas yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:
- Lokasi kantor
- Gedung
- Peralatan
- Interior
- Mesin-Mesin Kantor
Fungsi dan Tujuan Administrasi Perkantoran
Mengacu pada pengertian administrasi perkantor diatas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran memiliki fungsi dan tujuan utama di dalam perusahaan.
1. Fungsi Administrasi Perkantoran
Ada 5 (lima) fungsi administrasi perkantoran didalam suatu perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
- Fungsi Rutin
Fungsi administrasi yang membutuhkan kemampuan berpikir minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. - Fungsi Teknis
Fungsi administrasi yang membutuhkan keahlian mengambil keputusan, dan keterampilan perkantoran yang baik. - Fungsi Analis
Fungsi administrasi yang mengutamakan cara berpikir kritis dan kreatif, serta kemampuan untuk memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat. - Fungsi Interpersonal
Fungsi administrasi yang mengutamakan kemampuan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu, serta kemampuan komunikasi yang baik. - Fungsi Manajerial
Fungsi administrasi yang membutuhkan dalam merancang perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memotivasi.
Baca Juga: Pengertian SOP Atau Standar Operasional Prosedur
2. Tujuan Administrasi Perkantoran
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara umum:
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
- Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi, sehingga dapat terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur secara tepat.
- Menerapkan kebijakan-kebijakan perusahaan dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Melakukan pemantauan, verifikasi, dan evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pemasaran, pengiriman, dan penggajian.
- Menafsirkan dan mengkomunikasikan semua standar prosedur kerja, dan kebijakan-kebijakan perusahaan kepada para karyawan.
- Memberikan pelatihan dan memberi perintah kerja kepada karyawan.
- Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari screening, wawancara, hingga memilih karyawan.
Kesimpulan
Administrasi perkantoran adalah salah satu bagian dari fungsi-fungsi manajemen. Perusahaan yang menerapkan sistem yang baik dan profesional selalu menempatkan administrasi perkantoran sebagai instrumen dalam mencapai tujuan perusahaan.