Pengertian administrasi secara umum adalah suatu aktivitas, kegiatan, atau usaha yang berhubungan langsung dengan pengaturan kebijakan suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sehingga, administrasi berperan penting dalam semua kegiatan dan aktivitas perusahaan.
Selain itu, administrasi juga dapat didefinisikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi pencatatan, pembukuan, surat-menyurat, dan kegiatan yang bersifat teknis lainnya dalam suatu organisasi. Jadi dapat disimpulkan fungsi utama administrasi adalah mensinergikan fungsi manajemen antara 2 (dua) orang atau lebih di dalam perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi.
Terdapat 3 hal penting dari peran administrasi di dalam organisasi, diantaranya adalah:
- Administrasi merupakan suatu proses yang mensinergikan peran-peran fungsionalitas perusahaan.
- Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, diantaranya seperti, terdapat 2 (dua) orang atau lebih yang saling bekerja sama dan bersifat formal, hirarki, memiliki tujuan dalam menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia.
- Administrasi terjadi secara bersamaan dengan berkembangnya peradaban manusia dalam mencapai tujuan bersama.
Bacaan Lain: Pengertian Perdagangan Internasional
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Para ahli telah menjelaskan pengertian administrasi secara spesifik dan mendalam, diantaranya sebagai berikut:
Sondang P. Siaga
Pengertian administrasi merupakan segala bentuk proses kerjasama antara 2 (dua) orang atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
William Leffingwell & Edwin Robinson
Definisi administrasi adalah suatu turunan ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien dan efektif, kapan serta dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Ulbert
Administrasi didefinisikan sebagai proses penyusunan dan pencatatan informasi/data secara sistematis dan berurutan, baik secara eksternal dan internal sebagai suatu upaya menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali, baik seluruhnya atau hanya sebagian. Sehingga dalam artian lain administrasi dikenal sebagai tata usaha.
Arthur Grager
Arti administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi/perusahaan.
George R. Terry
Administrasi merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian pekerjaan perkantoran, dan penggerakan mereka yang melaksanakannya supaya tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
Bacaan Lain: Tujuan dan Ruang Lingkup Ekonomi Makro
Fungsi Administrasi Dalam Organisasi
Setelah kamu memahami secara spesifik pengertian administrasi dari para ahli, selanjutnya adalah mengetahui fungsi administrasi dalam organisasi. Fungis dalam adaministrasi sebenarnya sama seperti fungsi-fungsi manajemen, diantaranya sebagai berikut:
- Perencanaan (Planning)
- Penyusunan (Organizing)
- Koordinasi (Coordinating)
- Laporan (Reporting)
- Penyusunan Anggaran (Budgeting)
- Penempatan (Staffing)
- Pengarahan (Directing)
- Pengendalian (Controlling)
Unsur-Unsur Dalam Administrasi Bisnis
Menurut The Liang Gie suatu bisnis harus memiliki 8 unsur di dalamnya, diantaranya:
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Perbekalan
- Tata usaha atau administrasi
- Public Relation
Bacaan Lain: Sumber-Sumber Risiko Bisnis
Peran Administrasi Dalam Organisasi
Administrasi dalam organisasi/perusahaan bagaikan Queen of Peace, akan terjadi kekacauan dalam perusahaan jika fungsi administrasi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Definisi administrasi yang cukup luas sangat berkaitan dengan semua jenis manajemen di berbagai departemen dalam perusahaan. Dan bahkan administrasi akan berhubungan langsung dengan partner perusahaan dan konsumen.
Jadi administrasi berperan penting dalam beberapa hal berikut ini, seperti:
- Peningkatan kinerja/performa karyawan setiap divisi.
- Mengembangkan dan mengelola aset perusahaan.
- Mengembangkan dan meningkatkan prosedur administrasi.
- Mengeluarkan standar filling yang tepat.
- Membuat laporan perusahaan mulai dari pengkajian, pengiriman dan lain-lain.
- Merencanakan dan mengelola budget administrasi.
Administrasi perkantoran merupakan elemen yang menentukan produktivitas dan efisiensi kerja perusahaan. Administrator menjadi sumber informasi yang diperlukan oleh karyawan sehingga masing-masing planning dan job deskripsi berjalan sesuai keinginan. Meskipun begitu, tugas administrator ditentukan oleh perusahaan secara langsung.
Karakteristik dan Ciri-Ciri Administrasi
Berikut ini beberapa karakteristik administrasi di dalam organisasi, diantaranya adalah:
- Administrasi berpegang pada tujuan yang jelas
- Terdapat 2 (dua) individu atau lebih
- Terdapat proses kerja/usaha
- Administrasi berkaitan dengan kegiatan kerjasama
- Terdapat unsur-unsur kepemimpinan, komunikasi, pengawasan, serta bimbingan.
Bacaan Lain: Komponen Manajemen Rantai Pasokan
Kesimpulan
Dengan memahami pengertian administrasi, fungsi, unsur, karakteristiknya memudahkan perusahaan dalam menentukan sistem prosedur yang tepat dalam mencapai tujuannya. Setiap lini dalam perusahaan/organisasi harus saling bersinergi dengan efektif dan efisien dimana dalam prakteknya fungsi administrasi dapat mengendalikannya dengan baik.
Artikel ini telah menjelaskan secara lengkap mengenai administrasi, kamu dapat mempelajarinya dan mengembangkan sesuai dengan minat. Semoga bermanfaat.