Pengertian Invoice atau Faktur, dan Contohnya

Setiap transaksi perdagangan selalu ada bukti atau pernyataan yang diterima oleh penjual dan pembeli dalam bentuk dokumen. Dokumen pernyataan transaksi itu dikenal dengan faktur atau invoice. Lalu, apa itu faktur? Apa pengertian invoice? Apa saja jenis dan fungsi invoice? Dan, apa manfaat dari invoice atau faktur? Untuk memahaminya lebih dalam, mari kita ulas satu persatu secara rinci.

Pengertian Invoice atau Faktur adalah

Pengertian invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana faktur berisi rincian barang yang dibeli, harga satuan dan harga total, dan tanggal pembelian.

Invoice umumnya dibuat dalam tiga salinan (rangkap), di mana satu salinan untuk pembeli ketika faktur telah dibayar, satu salinan untuk catatan penjualan, dan satu salinan untuk laporan keuangan. Lembar invoice adalah bukti transaksi kredit.

Setiap perusahaan atau bisnis memerlukan faktur atau invoice, baik komersial maupun layanan, sebagai dokumen penagihan resmi untuk klien dan pelanggan mereka.

Baca Juga: Mengenal Faktor-Faktor Produksi Dalam Bisnis

Pengertian Invoice atau Faktur Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami lebih jelasnya mengenai apa arti faktur, kita dapat merujuk pada pendapat para ahli. Di bawah ini adalah pengertian faktur menurut para ahli:

1. Andrian Sutedi

Pengertian faktur adalah dokumen penting dalam perdagangan karena melalui data dalam faktur ini dapat melihat berapa banyak faktur yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian semua jenis bea impor.

2. Sugeng Hariyanto

Pengertian invoice adalah catatan yang menggambarkan barang yang dikirim ke pembeli bersama dengan harganya. Catatan-catatan ini dibuat oleh penjual dan umumnya dikirim ke pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan jika pembayaran dilakukan secara kredit.

3. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Arti faktur atau invoice adalah daftar barang yang disertai dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan oleh penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan .

Fungsi Faktur atau Invoice

Seperti disebutkan dalam pengertian faktur sebelumnya, secara umum, penggunaan faktur adalah untuk mengumpulkan tagihan pembelian yang dilakukan oleh konsumen. Secara lebih rinci, berikut ini adalah fungsi penggunaan invoice:

• Sebagai informasi tentang barang / jasa yang dibeli oleh konsumen dan klien
• Sebagai informasi tentang jumlah faktur dan ketentuan pembayaran yang harus dibuat konsumen
• Sebagai referensi yang valid jika barang / jasa yang terdaftar akan dijual kembali kepada orang lain
• Sebagai referensi yang valid ketika menambahkan transaksi ke catatan keuangan
• Dalam kasus-kasus tertentu, faktur/invoice dapat digunakan sebagai referensi yang valid sebagai faktur pajak
• Sebagai referensi jika terjadi kesalahan saat mengirim produk atau ketika menghitung total tagihan

Baca Juga: Mengenal Istilah Supplier, Fungsi dan Cara Kerja Supplier

Jenis – Jenis Invoice (Faktur)

Menurut Fenoza, ada 3 (tiga) jenis faktur yang sering digunakan oleh perusahaan atau bisnis. Berikut ini adalah jenis invoice:

1. Invoice Biasa (Reguler)

Invoice biasa adalah jenis faktur yang paling sering digunakan ketika melakukan transaksi sederhana. Isi faktur sangat sederhana, yaitu, rincian dan jumlah barang, harga barang dan harga total.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah jenis faktur sementara yang dikirimkan kepada pelanggan atau klien sebelum penjual mengirimkan semua barang yang diminta oleh pelanggan. Jadi, faktur proforma ini adalah faktur pengganti ketika barang yang dikirim dilakukan secara bertahap.

Ketika pelanggan telah menerima semua pesanan, penjual akan mengirimkan faktur reguler untuk menggantikan faktur proforma.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler adalah jenis faktur khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional atau dalam kegiatan ekspor dan impor. Dalam faktur konsuler harus ada persetujuan dan persetujuan dari perwakilan negara pengimpor atau atase perdagangan komersial, kantor konsuler dan kedutaan negara pengimpor di negara pengekspor.

Komponen dalam Faktur / Invoice

Setiap perusahaan memiliki format faktur yang berbeda sesuai dengan kebutuhan mereka. Tapi, ada beberapa komponen yang harus dimasukkan dalam faktur sehingga informasi yang dikandungnya lengkap sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order) pelanggan.

Berikut ini adalah beberapa komponen faktur / invoice:

• Nomor seri faktur (nomor urut invoice)
• Nomor pesanan pembelian (purchase order)
• DO / SJ atau kode nomor transaksi
• Rincian barang (Detail item)
• Sub Total
• Diskon (jika ada)
• Biaya pengiriman (jika ada)
• Biaya PPN (VAT)
• Total Biaya

10 Kesalahan Dalam Membuat Invoice / Faktur Menggunakan Excel

Ketika membuat invoice, umumnya pedagang menggunakan aplikasi microsoft excel atau google spreadsheet untuk membuat faktur. Namun, hal tersebut sering sekali menimbulkan kesalahan yang cukup fatal bagi perusahaan. Berikut ini adalah 10 kesalahan yang umum terjadi ketika membuat invoice menggunakan excel:

1. Tampilan invoice tidak terlihat profesional
2. Tidak menambahkan keterangan atau deskripsi barang yang tepat
3. Harga tidak tercantum dengan jelas
4. Tidak menambahkan biaya keterlambatan
5. Tidak menambahkan syarat dan ketentuan
6. Tidak menyimpan salinan invoice
7. Tidak mencetak dan mengirim invoice tepat waktu
8. Mengirim invoice pada orang yang salah
9. Tidak berbagi laporan kerja dengan bagian keuangan
10. Tidak menambahkan metode pembayaran yang digunakan

Manfaat Membuat Invoice Pembelian dan Penjualan dalam Perniagaan

Ada berbagai macam manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan yang menggunakan invoice dengan baik. Berikut ini adalah manfaat utama dari invoice:

• Menjadi bukti fisik tentang kesepakatan dagang kedua belah pihak
• Bukti informasi mengenai berapa nilai tagihan yang harus dibayarkan
• Dokumen sah yang akan dicatat pada laporan keuangan
• Sebagai bukti otentik jika ada kesalahan pada transaksi
• Alat untuk mengecek jumlah barang yang tersedia di gudang

Baca Juga: Kegiatan Ekonomi Dalam Pemenuhan Kebutuhan Manusia

Sejarah dan Perkembangan Invoice

Berikut ini adalah sejarah perkembangan invoice dari waktu ke waktu:

1. Invoice Batu (Stone Invoice)

Faktur atau invoice dan catatan transaksi dilakukan sejak 5000 SM di Mesopotamia. Para pedagang biasa mengukir informasi transaksi pada tablet tanah liat atau batu menggunakan bentuk matematika sederhana.

2. Invoice Tulisan Tangan (Hand-written Invoices)

Faktur kemudian berkembang menjadi invoice yang ditulis tangan pada permukaan kulit binatang, perkamen, atau kertas. Faktur ini berisi sebagian besar unsur faktur modern dan telah menggunakan tanda tangan atau stempel.

3. Faktur Elektronik (Electronic Invoices)

Penemuan komputer membawa perubahan besar, termasuk dalam pembuatan faktur. Revolusi ini dipicu oleh keinginan untuk mengurangi biaya dan tenaga kerja. Biaya pembuatan invoice menjadi lebih murah, lebih mudah, dan lebih cepat dengan faktur elektronik.

4. Faktur online (Online Invoices)

Munculnya internet menyebabkan lebih lebih baik, lebih aman, lebih ramah lingkungan dalam berkomunikasi dengan klien. Invoice online tidak menggunakan kertas karena faktur dikirim melalui email, dan pembayaran dilakukan secara online.

5. Faktur seluler (Mobile Invoice)

Faktur di dunia modern telah menjadi faktur seluler. Banyak perusahaan SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) memastikan bahwa faktur kini dibuat secara otomatis, aman, dan instan, sehingga perusahaan dapat membuat faktur dengan sangat cepat.

Contoh Faktur / Contoh Invoice

Sebagai ilustrasi tentang cara menyusun invoice secara umum, berikut adalah beberapa contoh faktur / invoice dalam berbagai format.

1. Contoh Invoice Sederhana

Keterangan:

• Nama pelanggan
• Nama penjual
• Keterangan pesanan pembelian
• Deskripsi barang / jasa yang dibeli
• Total biaya

2. Contoh Faktur Proforma

3. Contoh Invoice Komersil

4. Contoh Invoice Barang

5. Contoh Invoice Penagihan

Selain contoh diatas, ada banyak contoh faktur / invoice yang dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat invoice pembelian barang yang baik dan benar.

Kesimpulan

Dalam penjelasan pengertian invoice / faktur diatas, dapat disimpulkan bahwa dokumen ini sangat bermanfaat bagi pihak penjual dan pembeli sebagai bukti yang otentik atas transaksi yang dilakukan. Selain itu, invoice dapat menjadi alat dan bukti yang sah ketika terjadi sengketa antara kedua belah pihak.