Monitoring dan evaluasi menjadi sangat penting dalam manajemen untuk memastikan bahwa rencana kerja organisasi dapat berjalan dengan baik agar mencapai tujuan akhir organisasi. Untuk menjalankan fungsi monitoring dan evaluasi dengan baik diperlukan sistem manajemen kinerja yang baik.
Sistem manajemen kinerja yang baik harus dapat menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan. Sistem manajemen kinerja dapat diukur dengan menggunakan KPI (Key Performance Indicator).
Ukuran KPI (indikator kinerja utama) yang terdapat dalam sistem manajemen kinerja mewakili kinerja semua bagian organisasi dan hubungan yang ada di antara bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan telah memiliki sistem manajemen kinerja, tetapi hanya berisi “daftar KPI” dan mengabaikan tautan antar indikator.
Dalam sedekade terakhir, sistem manajemen kinerja seperti Balanced Scorecard telah dikembangkan yang berupaya mengakomodir keterkaitan antar indikator. Di dalam BSC, keterkaitan antar indikator hanya ditetapkan secara kualitatif. Jika keterkaitan ini dapat dinyatakan secara kuantitatif, model pengukuran kinerja dapat digunakan untuk tujuan yang lebih pasti dan spesifik, seperti tindakan perbaikan yang lebih spesifik, atau untuk memprediksi perilaku sistem di masa mendatang.
Apa Yang Dimaksud Dengan KPI (Key Performance Indicator)?
KPI (Key Performance Indicator) merupakan alat ukur yang menggambarkan efektivitas suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Perusahaan menggunakan KPI sebagai alat ukur keberhasilan pencapaian tujuan mereka. Beberapa karakteristik KPI adalah:
- Ukuran non-financial
- Ukuran yang sering digunakan
- Ukuran yang diketahui pihak manajemen
- Setiap orang dalam organisasi memahami dan mengerti KPI
- Tanggung jawab kepada orang dan tim
- Memiliki pengaruh yang sangat signifikan
- Memiliki efek positif pada organisasi dan individu
KPI diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. Key Performance Indicator menjadi perhatian utama dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari indikator kualitas utama, manajemen dapat membuat keputusan dan memanggil orang yang bersangkutan.
Rekomendasi Editor
- 5 Cara Mudah Membuat KPI Sesuai Dengan Job-Desk
- Jenis dan Macam-Macam Tugas Administrasi Yang Wajib Anda Ketahui
- 5 Tugas Supervisor Yang Dapat Menjadi Jembatan Bagi Karyawan dan Manajer
- Contoh Slip Gaji Karyawan Pada Perusahaan, Format dan Komponennya
- Apa Yang Dimaksud Dengan FeedBack Dari Kacamata Dunia bisnis?
Pengertian Key Performance Indicator (KPI) Menurut Para Ahli
Agar lebih memahami definisi KPI, para ahli telah menjelaskannya secara spesifik:
1. Iveta (2012)
Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan dan memiliki perspektif yang berbeda serta didasarkan pada data tertentu dan berfungsi sebagai titik mulai menetapkan tujuan dan merumuskan strategi organisasi.
2. Warren (2011)
Pengertian Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang menilai bagaimana organisasi menjalankan visi strateginya. Visi strategis yang dimaksud mengacu pada bagaimana strategi organisasi diintegrasikan secara interaktif ke dalam strategi organisasi secara keseluruhan.
3. Parmenter (2007)
Definisi key performance indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk keberhasilan organisasi dalam kondisi sekarang dan masa depan.
4. Banerjee dan Buoti (2012)
Pengertian Key Performance Indicator (KPI) adalah skala dan ukuran kuantitatif yang digunakan untuk menilai kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. KPI juga digunakan untuk menetapkan tujuan yang dapat diukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan strategis.
Jenis-Jenis KPI
Pada prinsipnya, KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu KPI financial dan KPI non-financial.
1. KPI Financial
KPI Keuangan merupakan indikator utama kinerja keuangan. Beberapa contoh KPI keuangan ini adalah:
- KPI laba kotor, yakni KPI yang mengukur berapa banyak uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP).
- KPI laba bersih, adalah KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan dan biaya bisnis lainnya, seperti pajak dan bunga.
- KPI margin laba kotor, yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba kotor dengan pendapatan.
- KPI margin laba bersih, adalah KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih dengan pendapatan.
- KPI rasio lancar, yakni KPI yang mengukur kinerja keuangan dari neraca likuiditas dengan membagi aset lancar dengan kewajiban lancar.
Indikator ini menghitung tingkat kelangsungan hidup suatu perusahaan jika mengalami penurunan secara tiba-tiba.
2. KPI Non-Financial
KPI non-financial merupakan KPI yang tidak secara langsung dapat mempengaruhi keuangan perusahaan. Beberapa contoh KPI non-keuangan ini meliputi:
- Manpower turnover (pergantian tenaga kerja)
- Customer satisfaction metrics (Matriks kepuasan pelanggan)
- Repeat customer to new customer ratio (Rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru)
- Market share (pangsa pasar)
Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Key Performance Indicator
Key Performance Indicator (KPI) hanya akan berguna jika ada upaya lanjutan pada KPI itu sendiri. Banyak perusahaan yang sering mengadopsi KPI yang populer digunakan di industri. Namun kemudian sering muncul pertanyaan mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan kinerja perusahaan.
Saat mengembangkan strategi untuk membangun KPI, tim manajemen harus mulai melihat apa tujuan organisasi tersebut, bagaimana cara menjalankan rencana untuk mencapainya, dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi tersebut. Ini harus menjadi proses berulang yang mencakup masukan dari analis, kepala departemen, dan manajer. Kemudian akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana KPI mengukur proses bisnis suatu perusahaan dan siapa yang dapat melacaknya.
Salah satu cara untuk membuat KPI yang relevan dengan perusahaan yaitu dengan kriteria SMART. SMART merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-series. Berikut ini adalah penjelasannya:
- Apa tujuan spesifik perusahaan?
- Bisakah capaian tujuan tersebut dapat Anda ukur?
- Apakah tujuan tersebut dapat dicapai?
- Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan visi perusahaan?
- Berapa lama jangka waktu untuk mencapainya?
Implementasi Key Performance Indicators Pada Manajemen
Ada empat kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum organisasi dapat menyatakan telah mengimplementasikan KPI dalam kegiatan operasional. Berikut ini adalah kriteria-kriteria tersebut:
- Kolaborasi antara staf, karyawan, tim, pemasok dan pelanggan
- Desentralisasi dari tingkat manajemen ke tingkat operasional
- Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, tindakan, dan laporan
- Hubungan KPI (Key Performance Indicator) dan strategi
Untuk menerapkan KPI, perusahaan memerlukan proses sistem yaitu terkait, baik dari lingkungan organisasi. sebagai karyawan, manajer, pemegang saham, dan pihak ketiga, seperti pelanggan dan pemasok. Demikian pula, laporan yang dikirimkan harus tepat waktu, efisien, dan fokus pada peningkatan pengambilan keputusan. Saat menerapkan KPI, penting untuk menentukan hasil / tujuan dari setiap KPI. Saat menerapkan KPI, ada metode untuk merencanakan tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan peka waktu).
Berikut ini penjelasan metode SMART:
- Specific, berarti tujuan atau hasil harus jelas dan spesifik, tidak ada tujuan atau hasil yang melebar. Ketika tujuan atau hasil jelas dan spesifik, mudah untuk mengetahui kapan tujuan atau hasil telah tercapai.
- Measurable, artinya tujuan dan hasil harus dapat diukur, baik kualitas maupun kuantitasnya. Ini dapat dikaitkan dengan standar kinerja atau ekspektasi kinerja.
- Achievable, maksudnya tujuan dapat dicapai, tetapi harus dirumuskan sebagai tantangan dan, dengan demikian, akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil atau tujuan tersebut.
- Realistic, yaitu menciptakan ide yang merupakan hasil atau tujuan yang ingin dicapai, tetapi juga harus realistis dan berorientasi pada hasil.
- Time sensitive, artinya setiap hasil atau sasaran memiliki batas waktu di mana tujuan atau hasil tersebut bisa tercapai. Fakta bahwa tujuan atau hasil adalah sesuatu yang memerlukan batasan waktu akan memudahkan untuk mengukur peningkatan satu tujuan atau hasil berikutnya.
Kesimpulan
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa KPI sangat berguna sebagai tolak ukur keberhasilan atau capaian kinerja karyawan. Pada perusahaan-perusahaan yang memiliki sistem manajemen kinerja yang baik pasti menerapkan KPI (Key Performance Indicator) untuk mengukur seberapa efektif karyawan yang bersangkutan menjalankan tugas-tugasnya.
source: jurnal.id/blog