Perencanaan (planning) merupakan tahap kedua ketika ide atau gagasan telah dirumuskan, agar visi dan misi dapat dijalankan dengan efektif dan efisien. Setiap perusahaan menyusun perencanaan baik itu dalam bidang produksi, marketing, pendanaan, dan yang lainnya. Lalu, apa yang dimaksud dengan perencanaan sebenarnya? Apa pengertian perencanaan (planning) itu)? Apa fungsi dan tujuan perencanaan bagi organisasi atau perusahaan? Dan, apa saja jenis-jenis perencanaan? Untuk memahami lebih dalam, mari kita ulas secara rinci.
Pengertian Perencanaan Adalah
Secara umum, pengertian perencanaan adalah proses penentuan hal-hal yang ingin dicapai (objektif) di masa depan dan menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Ada juga yang menyatakan bahwa perencanaan dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam periode waktu tertentu. Dengan demikian, dalam planning akan ada kegiatan pengujian untuk berbagai arah pencapaian, menilai ketidakpastian (uncertainty), mengukur kapasitas, menentukan arah pencapaian, dan menentukan langkah-langkah untuk mencapainya.
Perencanaan adalah salah satu fungsi paling penting dari manajemen dan administrasi yang dimana terdapat kegiatan yang menentukan tujuan organisasi, membuat strategi dan mengembangkan rencana kerja organisasi. Selain itu, planning merupakan tahap awal dari kegiatan organisasi / perusahaan terkait dengan pencapaian tujuan organisasi.
Baca Juga: Pengertian Strategi Pemasaran, Konsep, Ciri, Fungsi dan Tujuan
Pengertian Perencanaan Menurut Pendapat Para Ahli
Untuk lebih memahami apa arti rencana sebenarnya, kita dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut:
1. Steiner
Perencanaan (planning) adalah proses mulai dari tujuan yang terperinci, batasan strategis, kebijakan dan rencana untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk mengimplementasikan keputusan dan termasuk tinjauan kinerja dan feedback (umpan balik) pada pengenalan siklus baru perencanaan.
2. Erly Suandy (2001: 2)
Pengertian perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan dari organisasi dan kemudian menyajikannya dalam strategi yang jelas, metode, taktik dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan umum organisasi.
3. Douglas
Definisi planning adalah proses yang berkesinambungan untuk pengkajian, menetapkan tujuan dan sasaran, serta menerapkan dan mengevaluasi atau mengendalikannya.
4. Becker (dalam Rustiadi 2008: 339)
Definisi perencanaan (planning) adalah cara rasional untuk mempersiapkan masa depan.
5. Alder (dalam Rustiadi 2008: 339)
pengertian perencanaan adalah proses untuk menentukan apa yang ingin Anda capai di masa depan dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.
Jenis-Jenis Perencanaan
Pada prinsipnya, perencanaan dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu sesuai dengan ruang lingkupnya, menurut tingkatannya dan menurut periode waktunya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis-jenis planning adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan Tingkatan (Level)
- Master plan (rencana induk), yakni rencana yang berfokus pada kebijakan organisasi dimana terdapat tujuan jangka panjang dan cakupan yang luas.
- Operasional planning (rencana operasional), yakni planning yang berfokus pada pedoman atau instruksi untuk mengimplementasikan program organisasi.
- Daily planning (rencana harian), yakni perencanaan dimana terdapat kegiatan sehari-hari yang rutin.
2. Berdasarkan Periode atau Jangka Waktu
- Long-term planning (perencanaan jangka panjang), yakni rencana yang dibuat dan berlaku untuk periode 10-25 tahun.
- Medium-range planning (perencanaan jangka menengah), yakni rencana yang dirancang dan berlaku untuk jangka waktu 5-7 tahun.
- Short-term planning (perencanaan jangka pendek), yakni rencana yang disusun dan hanya berlaku selama sekitar 1 tahun.
3. Berdasarkan Ruang Lingkup
- Strategic planning (perencanaan strategis), yakni rencana yang dimana terdapat deskripsi kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Secara umum, jenis planning ini sangat sulit untuk diubah.
- Tactical planning (perencanaan taktis), yakni merupakan rencana dimana terdapat deskripsi kebijakan yang bersifat jangka pendek, mudah disesuaikan untuk kegiatan, asalkan tujuannya tetap sama.
- Integrated planning (perencanaan terpadu), yakni planning dimana terdapat penjelasan yang komprehensif dan sifat yang terintegrasi.
Baca Juga: Pengertian Produksi dan Jenis-Jenis Produksi
Fungsi-Fungsi Perencanaan
Pada dasarnya, fungsi perencanaan adalah untuk membantu proses pengambilan keputusan yang paling sesuai dengan tujuan organisasi. Dalam implementasinya, proses planning yang dilakukan oleh manajer harus menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yaitu:
- What (Apa), yakni apa tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi?
- Why (Mengapa), yakni mengapa hal tersebut merupakan tujuan organisasi?
- Where (Dimana), yaitu dimana tempat paling tepat untuk mencapai tujuan itu?
- When (Kapan), yakni kapan pekerjaan harus diselesaikan untuk mencapai tujuan (terkait dengan jadwal)?
- Who (Siapa), yaitu siapa orang yang tepat untuk dipilih dalam melakukan pekerjaan yang kaitannya dengan tujuan organisasi?
- How (Bagaimana), yakni apa metode atau cara yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam upaya mencapai tujuan organisasi dan bagaimana melakukannya?
Fungsi utama planning adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi. Dengan cara ini, upaya dapat dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai kendala, melakukan koreksi terhadap penyimpangan dengan sesegera mungkin, sehingga fungsi-fungsi organisasi dapat dikontrol secara memadai.
Tujuan Perencanaan
Setiap organisasi harus memiliki tujuan yang berbeda dan, tentu saja, planning yang dirancang akan berbeda. Namun, pada prinsipnya tujuan perencanaan organisasi adalah:
- Mengantisipasi dan beradaptasi dengan semua perubahan yang terjadi.
- Berikan arahan agar administrator dan non-administrator bekerja sesuai rencana.
- Meminimalisir atau setidaknya menghindar dari potensi tumpang tindih dan pemborosan dalam implementasi pekerjaan.
- Menetapkan standar tertentu yang harus digunakan pada pekerjaan untuk memfasilitasi pengawasan atau pengendalian.
6 Langkah Utama Dalam Menyusun Perencanaan Organisasi
photo by freepik/stories
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam menyusun rencana organisasi yang baik dan benar:
1. Menentukan Tujuan
Dengan menentukan tujuan, maka hal tersebut akan memberikan alasan yang tepat untuk melakukan segala kegiatan dan menunjukan arah yang tepat. Tujuan harus dinyatakan dengan bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambiguitas didalamnya. Selain itu, tujuan juga harus dibuat secara praktis, dapat diterima, bisa diterapkan serta dapat dicapai.
2. Menentukan Tempat
Dengan menentukan tempat implementasi dari suatu rencana, maka manajer bisa melihat sejauh mana pekerjaan dapat berjalan. Hal tersebut akan menjadi bahan evaluasi jika rencana berjalan diluar dari perkiraan.
3. Menyediakan Alternatif
Menyediakan alternatif sangat penting, karena setiap aktivitas yang telah disusun selalu berhadapan dengan ketidakpastian. Baik ketidakpastian yang bersumber dari internal maupun eksternal seperti situasi ekonomi, politik dan lainnya. Dalam menentukan alternatif, perlu mempertimbangkan banyak hal. Termasuk konsekuensinya, untung dan rugi. Karena tujuannya adalah untuk menyediakan pilihan lain jika pilihan utama menghadapi kendala.
4. Membuat Rencana Turunan
Rencana turunan merupakan penjabaran dari rencana utama. Umumnya, rencana turunan disusun sesuai dengan tahapan untuk mencapai rencana pokok. Tujuan dari menyusun rencana turunan adalah agar pekerjaan lebih mudah diimplementasikan.
5. Membangun Kerjasama
Kerjasama yang dibangun berfungsi sebagai alat untuk menopang dan memotivasi agar tujuan utama dapat tercapai sesuai dengan harapan organisasi.
6. Menilai Rencana
Setiap rencana yang telah disusun belum dapat dikatakan sempurna jika belum dilakukan penilaian secara menyeluruh. Cara menilai rencana dapat dilakukan dengan melakukan perbandingan dengan hasil evaluasi serta mendengarkan berbagai rekomendasi dari setiap orang yang berkepentingan terhadap tujuan organisasi.
Baca Juga: Mengenal Istilah Supplier, Fungsi dan Cara Kerja Supplier
Kesimpulan
Dengan planning yang jelas dan tepat setiap tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Dari penjelasan pengertian perencanaan diatas bahwa organisasi harus dapat menyusun rencana yang komprehensif sesuai dengan kebutuhan perusahaan.