Dalam transaksi bisnis baik itu usaha perdagangan atau jasa pasti mengenal istilah PO atau open PO (purchase order). Purchase order umumnya digunakan oleh usaha skala menengah. Namun ada juga usaha kecil dan mikro yang menerapkan sistem PO pada transaksi bisnisnya, terutama pada bisnis jenis online shop atau ecommerce.
PO (purchase order) memiliki arti pesanan pembelian. Fungsi umum dari PO yaitu sebagai bukti tertulis bahwa seseorang atau lembaga memesan barang/jasa kepada perusahaan lain. Selain itu, PO juga menjadi bukti dalam pencatatan laporan keuangan suatu perusahaan.
Pengertian Purchase Order
Secara umum, pengertian purchase order (PO) adalah pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini dibuat oleh pihak pembeli/pelanggan/konsumen. Yang mana pada prakteknya konsumen menyertakan sebuah dokumen keterangan barang/jasa apa yang dibeli, jumlah, ukuran, warna, ciri dan karakteristik lainnya.
Purchase order juga bisa dikatakan sebagai kontrak perjanjian yang membuat pebisnis/pedagang membantu pelanggan untuk mendapatkan apa yang mereka diinginkannya. Tentunya saja barang dipesan sesuai dengan apa yang dijual oleh pebisnis.
Dalam kegiatan perusahaan, ada beberapa departemen/divisi, yang sebelum melakukan PO biasanya departemen yang membutuhkan pengadaan barang/jasa memerlukan purchase requisition (PR) terlebih dahulu. Setelah dokumen PR (purchase request) tersebut disetujui oleh pemegang otoritas maka akan diteruskan menjadi PO (pesanan pembelian) itu sendiri.
Rekomendasi Editor
Informasi Yang Ada Dalam Purchase Order
Berbeda dengan invoice, dokumen PO barang dibuat oleh pelanggan dan kemudian direalisasikan/diadakan oleh pebisnis. Berikut ini informasi yang tertera pada PO (purchase order).
1. Identitas Pemesan
Pelanggan/pembeli yang memesan barang wajib menyertakan identitas secara jelas. Identitas ini umumnya berupa nama saja. Hal ini dibutuhkan untuk proses pengiriman nantinya.
2. Nomor Telepon/Kontak
Wajib mencantumkan nomor kontak pembeli, karena mungkin saja sewaktu-waktu pebisnis ingin memberi informasi mengenai barang yang di PO-kan oleh pelanggan. Bisa saja informasi berupa ketersediaan, terjadi kendala, dan informasi lainnya. Dengan adanya nomor telepon atau whatsapp maka komunikasi menjadi semakin mudah.
3. Alamat Pengiriman
Pelanggan/pemesan harus menyertakan alamat untuk urusan pengiriman barang. Barang yang dipesan menggunakan purchase order sebenarnya dapat diambil ditempat supplier, namun ada juga pelanggan yang ingin barang pesanannya dikirim. Jika dikehendaki pengiriman, maka pembeli/pelanggan wajib menyertakan alamat lengkap, kode pos, nama penerima, dan nomor kontak.
4. Ekspedisi
Pelanggan juga bisa memilih jenis ekspedisi apa yang diinginkannya untuk urusan mengirim barang. Karena saat ini ada banyak layanan ekspedisi maka hal tersebut semakin mudah. Mungkin saja pelanggan hanya cocok dengan salah satunya layanan ekspedisi saja, sehingga pelanggan harus mencantumkan informasi ekspedisi apa yang diinginkan.
5. Keterangan Barang
Barang apa saja yang dipesan oleh pelanggan, beserta karakteristiknya wajib ada untuk menghindari retur barang. Karakteristik barang bisa mencakup jumlah, ukuran, warna, model, jenis, dan lain-lain.
Contoh Dokumen Purchase Order Perusahaan
Keuntungan Menggunakan Purchase Order Dalam Bisnis
Manfaat dari penggunaan dokumen PO adalah pemasok bisa menentukan harga, serta diskon sesuai keinginan penjual kepada pembeli, dan kemudian mencatatnya secara terperinci. Ketersediaan barang juga menjadi lebih jelas dan lebih aman, sehingga tidak ada kekecewaan dari konsumen karena mengetahui barang yang diinginkannya habis (out of stocks).
Selain itu pemasok dapat terhindar dari kecurangan atau penipuan. Begitu juga pelanggan, memperkecil potensi kemungkinan resiko-resiko yang tidak diinginkan.
Kesimpulan
Invoice dan PO merupakan dokumen yang wajib digunakan dalam transaksi bisnis apapun. Kegunaan lainnya adalah akan meningkatkan kredibilitas dari bisnis yang dijalankan.