Di setiap lembaga pendidikan, baik itu formal atau non-formal pasti akan mengajari materi tentang surat. Umumnya, ada 2 jenis surat yang sering kita temui, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Dalam penulisannya kedua jenis surat tersebut juga memiliki perbedaan yang cukup signifikan, seperti penulisan surat resmi wajib menggunakan bahasa baku sedang surat tidak resmi bebas menggunakan gaya bahasa apa saja.
Lalu, apa sih yang dimaksud dengan surat sebenarnya? Apa pengertian surat menurut para ahli? Apa saja fungsi-fungsi surat? Serta, apa saja jenis dan macam surat yang harus kita ketahui? Untuk memahaminya lebih mendalam, mari kita ulas satu persatu secara rinci.
Apa Pengertian Surat?
Pengertian surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain, baik perorangan maupun lembaga atau organisasi. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang didalamnya terdapat beberapa unsur penting antara lain:
- Pengirim surat (sender), yakni pihak yang mengirimkan pesan
- Pesan surat (message letter), yakni isi surat yang disampaikan, bisa berupa pemberitahuan, permintaan, perintah, permintaan, laporan, pernyataan, atau lainnya.
- Penerima surat (recipient), yaitu pihak yang menerima pesan
- Saluran (channel), yaitu cara penyampaian pesan surat sesuai dengan kebutuhan, seperti format tertulis, tata bahasa, dan gaya bahasa.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Marketing Yang Baik dan Benar
Pengertian Surat Menurut Kajian Para Ahli
Untuk lebih memahami apa arti surat tersebut, kita dapat mengacu pada pendapat dari berbagai ahli. Berikut pengertian surat menurut para ahli:
1. Darji
Arti surat adalah alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas namanya sendiri maupun atas posisinya dalam organisasi.
2. Iis Sopyan
Pengertian surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang untuk bertukar informasi atau bertukar pikiran.
3. Prajudi Atmosudirdjo
Pengertian surat adalah kertas yang ditulis atas nama pribadi pengarang atau atas nama jabatannya dalam organisasi yang ditujukan ke alamat tertentu dan berisi bahan komunikasi.
4. S. Hidajat
Yang dimaksud dengan surat adalah selembar kertas atau lebih yang didalamnya terdapat pernyataan, berita atau sesuatu tentang yang orang ingin nyatakan, informasikan atau tanyakan kepada orang lain.
6. J. Wajong
Yang dimaksud dengan surat adalah ucapan / pernyataan tertulis kepada satu atau lebih orang yang tidak hadir.
7. Diana Nababan
Arti surat adalah sarana komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat itu harus disajikan dengan benar, karena surat secara tidak langsung akan menggambarkan mengenai pribadi pengirimnya.
8. Djoko Purwanto
Pengertian surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non komersial.
9. WJS Poerwadarminta
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, WJS Poerwadarminta menjelaskan bahwa arti surat adalah tulisan atau alat untuk menyampaikan maksud tertulis.
10. Sugeng Rustu Wari
Definisi surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tertulis di atas kertas yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia.
Fungsi Surat
Menurut pengertian surat di atas, fungsi surat pada umumnya adalah sebagai alat komunikasi tertulis. Di bawah ini adalah beberapa fungsi surat:
- Sebagai sarana untuk mewakili orang atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi atau misi, untuk dikirim ke penerima.
- Sebagai sarana pembuktian tertulis yang mempunyai kekuatan hukum.
- Sebagai alat komunikasi untuk mengirimkan pemberitahuan, permintaan / permohonan, perintah, pernyataan, laporan dan lain-lain.
- Sebagai dokumentasi atau catatan sejarah untuk keperluan kegiatan lain.
- Sebagai media untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
Baca Juga: Contoh CV Bahasa Inggris
Macam-Macam Surat
Surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis sesuai dengan tujuan, sifat, bentuk dan kriteria lainnya. Untuk memudahkan kita dalam mengetahui jenis surat tersebut, berikut adalah macam-macam surat:
1. Jenis Surat Berdasarkan Bentuk
- Kartu pos, yakni surat yang isinya ditulis diatas kertas dan dikirim melalui pos, umumnya berukuran 10 × 15 cm.
- Warkat pos, yaitu surat bersegel yang terbuat dari selembar kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
- Surat bersampul, jenis surat yang dibuat di beberapa kertas terpisah yang mana untuk mengirimkannya harus menggunakan amplop.
- Nota dan Memorandum, yakni surat yang digunakan untuk keperluan intern organisasi yang bertujuan untuk memberikan / meminta informasi antar pejabat kantor.
- Telegram, yaitu pesan singkat dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan mesin telegram.
2. Jenis Surat Berdasarkan Tujuan
- Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan ke banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi.
- Surat perintah, yakni surat yang diberikan kepada pihak tertentu untuk melakukan sesuatu hal yang tertuang dalam.
- Surat permintaan, yaitu surat yang berisi mengenai permintaan keterangan lebih detail tentang barang atau jasa yang ditawarkan
- Surat peringatan, yakni surat yang dimaksudkan untuk mengingatkan seseorang akan kesalahan dalam suatu instansi.
- Surat panggilan, yaitu surat yang bertujuan untuk mempertemukan pihak lain baik secara pribadi maupun dalam organisasi.
- Surat susulan, yakni surat penegasan atau konfirmasi dari surat yang pernah dikirim sebelumnya.
- Surat keputusan, yakni surat yang berisi keputusan yang diambil oleh organisasi berdasarkan pertimbangan.
- Surat laporan, yaitu surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
- Surat penawaran, yaitu surat yang terkait dengan penjualan dan pembelian barang atau jasa yang tujuannya menawarkan suatu barang.
3. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya
- Surat biasa, yaitu surat yang tidak mengandung apapun yang harus dirahasiakan.
- Surat rahasia, yakni jenis surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan.
- Surat yang sangat rahasia, yakni jenis surat yang isinya dijaga ketat agar tidak diketahui orang lain.
4. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan
- Surat internal, yaitu surat yang berasal dari dalam kantor / perusahaan dan ditujukan kepada divisi lain pada perusahaan yang sama.
- Surat eksternal, yakni jenis surat dari luar kantor / perusahaan yang dimasukkan melalui surat.
5. Jenis Surat Menurut Sifat, Isi, dan Asalnya
- Surat dinas, yakni surat yang digunakan untuk kepentingan dinas yang bersifat resmi, baik untuk sipil maupun militer.
- Surat bisnis / niaga, yaitu surat yang digunakan untuk tujuan bisnis / niaga oleh lembaga usaha.
- Surat pribadi, yakni surat yang bersifat pribadi dikirim ke orang lain atau petugas.
6. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima
- Surat biasa, yaitu jenis surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat suatu lembaga.
- Surat edaran, yakni jenis surat ditujukan kepada banyak orang atau banyak institusi, bahkan seluruh masyarakat.
- Surat pengumuman, jenis surat yang biasanya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.
Baca Juga: Contoh Surat Pengunduran Diri Yang Baik dan Benar
Kesimpulan
Email dan pesan singkat melalui aplikasi juga termasuk surat. Dengan pemaparan tersebut kita jadi lebih memahami pentingnya surat untuk komunikasi, terutama komunikasi bisnis.