Dalam segala aktivitas dunia bisnis, terutama usaha yang bergerak pada sektor perdagangan istilah purchase order (PO) dan invoice menjadi instrumen yang paling sering terdengar. Tapi, pada praktiknya masih banyak yang belum memahami perbedaan di antara kedua jenis dokumen tersebut. Walaupun isi yang tertera pada keduanya tidak berbeda jauh, tapi PO dan invoice memiliki perbedaan yang wajib kamu ketahui.
Divisi keuangan dan akuntansi merupakan pihak-pihak yang bertugas untuk melakukan pencatatan kedua instrumen bukti transaksi tersebut. Pada prinsipnya, purchase order dan invoice memiliki fungsi dan tujuan yang sama dalam pembukuan keuangan perusahaan.
Perbedaan Purchase Order dan Invoices
Purchase order (PO) adalah dokumen pemesanan barang yang dibuat/diterbitkan/dikirimkan oleh pembeli yang ditujukan kepada pihak penjual. Umumnya, purchase order (PO) berisi tentang detail barang yang akan dibeli, seperti nama barang, jumlah barang, harga barang, spesifikasi barang, warna, dan informasi lainnya.
Sedangkan, invoice adalah dokumen yang dibuat/diterbitkan/dikirimkan oleh penjual yang ditujukan untuk pembeli. Invoices berisi mengenai bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang yang telah dipesan sebelumnya atau yang tertera dalam purchase order (PO).
Baca Juga: Mengenal Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Persamaan Purchase Order dan Invoices
Selain perbedaan, berikut ini adalah persamaan antara purchase order (PO) dan invoices, antara lain sebagai berikut:
- Purchase Order (PO) dan Invoice sama-sama menjadi bukti otentik dari suatu pemesanan dan pembelian barang yang dilakukan oleh kedua pihak yang bertransaksi.
- Kedua jenis dokumen ini sangat penting dan terikat secara hukum karena berisi suatu perjanjian atas pemesanan dan pembelian produk (barang/jasa) antara penjual dan pembeli.
- Informasi-informasi yang tertera di kedua dokumen tersebut berisi daftar rincian pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, dan harga produk (barang/jasa) yang telah disepakati.
Fungsi Purchase Order Invoice
Sama seperti jenis dokumen transaksi lainnya, purchase order (PO) memiliki fungsi dalam keuangan perusahaan, diantaranya adalah:
1. Audit keuangan
Selain sebagai catatan pengeluaran perusahaan, purchase order juga menjadi bukti kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa usaha yang dijalankan melakukan transaksi bisnis, hal ini sangat diperlukan dalam manajemen keuangan yang baik.
2. Dokumen yang bersifat mengikat
Purchase order (PO) dapat digunakan sebagai dokumen yang saling mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Dokumen purchase order dijadikan saksi dan bukti jika terjadi konflik atau sengketa antara pihak pembeli dan penjual, contohnya seperti kasus tidak dikirimnya barang oleh penjual.
3. Mengaman ketersediaan barang
Dengan adanya purchase order (PO), pihak penjual akan memastikan ketersediaan barang yang akan dijualnya, lalu menyimpan barang tersebut pada waktu yang telah ditentukan. PO sangat bermanfaat jika jenis produk yang dipesan sangat laku dipasaran.
Baca Juga: Dampak Buruk Perusahaan Yang Gagal Mengelola Laporan Keuangan
Fungsi Invoice
Seperti halnya purchase order (PO), fungsi invoices diantaranya sebagai berikut:
1. Mengelola pembayaran perusahaan
Fungsi invoice untuk melacak segala bentuk pembayaran perusahaan karena menunjukan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan, serta tagihan apa saja yang harus dilunasi perusahaan.
2. Menagih pembayaran perusahaan
Sebagai salah satu jenis dokumen yang sah, invoice dapat digunakan sebagai alat untuk menagih pembayaran kepada pihak pembeli. Dengan keberadaan invoice ini sangat bermanfaat bagi perusahaan karena berisi informasi lengkap tentang detail pembayaran.
Kesimpulan
Pada dasarnya, kedua dokumen ini sangat dibutuhkan dalam pencatatan keuangan suatu usaha. Selain itu, dokumen-dokumen ini juga sangat membantu perusahaan dalam mengukur kinerjanya.