Cara Membuat Surat Berita Acara dan Contohnya

Cara Membuat Surat Berita Acara dan Contohnya

Banyak jenis pekerjaan di kantor yang terkadang membuat kita dipercaya melakukan perjalanan dinas keluar kota bahkan keluar negeri. Tujuan dari kunjungan tersebut umumnya untuk mengurusi kegiatan tertentu yang berkaitan dengan kelangsungan perusahaan atau instansi. Untuk mengantarkan perjalanan kedinasan tersebut, maka diperlukan sebuah surat dinas resmi umumnya surat berita acara yang digunakan sebagai dokumen yang akan menjadi bukti terlaksananya tugas perjalanan dinas tersebut.

Divisi administrasi perusahaan sangat memahami apa itu berita acara dan tahu bagaimana cara membuatnya. Berita acara bisa juga disebut sebuah dokumen penting yang akan menjelaskan secara rinci, jelas, dan ringkas mengenai kronologi apa saja dari suatu kejadian termasuk didalamnya akan menjelaskan tentang waktu, tempat, siapa saja orang/pihak yang terlibat dan apa saja yang terjadi dalam kegiatan tersebut.

Secara garis besar, pengertian surat berita acara adalah sebuah surat dinas yang bisa juga dijadikan bukti yang isinya merupakan catatan-catatan resmi yang berkaitan dengan perjalanan dinas, peristiwa atau suatu kegiatan tertentu.

Fungsi penyertaan surat keterangan berita acara dalam sebuah kegiatan dimaksudkan untuk mengetahui runtutan/kronologi kejadian yang berlangsung dalam suatu acara yang bersifat resmi. Beberapa instansi, lembaga atau perusahaan menggunakan surat berita acara kedalam arsip dokumen administrasi yang penulisannya harus jelas, ringkas dan terperinci tentang suatu kegiatan yang berlangsung.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja Yang Sesuai UU Ketenagakerjaan

Beberapa Hal Penting Dalam Penulisan Berita Acara

Berikut ini adalah beberapa poin penting yang harus ada tercantum saat membuat berita acara, antara lain sebagai berikut:

  • Pihak-pihak yang terlibat dalam acara dicantumkan secara jelas dan rinci. Pada penulisan berita acara, semua pihak-pihak yang ada saat itu wajib dituliskan secara lengkap, termasuk didalamnya tentang nama lengkap, alamat, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, email, no.kontak atau bisa juga menambahkan nomor identitas (KTP, SIM, NPWP dan lainnya). Hal ini bertujuan untuk menambah tingkat kevalidan data.
  • Penulisan Kronologi kejadian harus jelas dan lengkap seperti tanggal, jam, hari, bulan, dan tahun.
  • Tempat kejadian ditulis secara lengkap dan rinci. Jika diperlukan jangan lewatkan untuk menuliskan detail tempat kejadiannya seperti alamat lengkap, dan termasuk kode posnya.
  • Berita acara harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut.
  • Jika hal yang dijadikan berita acara merupakan suatu kejadian yang sangat penting, maka kamu bisa menambahkan tanda tangan saksi-saksi untuk menambah tingkat keakuratan dan keabsahan berita acara yang dibuat.
  • Jika dalam berita acara ada serah terima barang, jabatan, atau pekerjaan harus ditulis secara rinci mengenai jenis yang diserahterimakan, sehingga tidak akan menimbulkan permasalahan dikemudian hari.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Bagi Hasil Yang Sesuai Dengan Kaidah

Contoh Format Umum Surat Berita Acara Yang Baik dan Benar

BERITA ACARA RAPAT

Pada hari ini, …. tanggal …. tahun …., bertempat di …., telah diselenggarakan rapat yang membahas mengenai masalah …. .

Rapat tersebut dihadiri dan disetujui oleh:

  1. /i. …., sebagai….;
  2. /i. …., sebagai….;
  3. /i. …., sebagai….;
  4. /i. …., sebagai….;
  5. /i. …., sebagai….;
  6. /i. …., sebagai….;
  7. /i. …., sebagai….;
  8. /i. …., sebagai….;

Dengan menghasilkan beberapa butir kesepakatan sebagai berikut:

  1. …………;
  2. …………;
  3. …………;
  4. …………;
  5. …………;
  6. …………;
  7. …………;
  8. …………;

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya pada waktu dan tempat sebagaimana tercantum diatas.

Yang menyetujui,
Pihak 1
(Jabatan)


Pihak 2
(Jabatan)


Pihak 3
(Jabatan)

Contoh Berita Acara Kehilangan Barang/Aset

Nama Perusahan PT ….
Alamat Perusahan PT …. (tulis lengkap sesuai alamat perusahaan)
Kontak Perusahaan (lengkap, nomor telepon, email, fax)

BERITA ACARA KEHILANGAN

Surat berita acara kehilangan ini dibuat pada hari …., tanggal …., tahun …., bertempat di …. oleh:

Nama :
Jabatan :
Departemen :

Yang dengan berita acara ini menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa telah terjadi kehilangan barang milik perusahaan …. dengan detail sebagai berikut:

Jenis Barang :
Merk Barang :
Tipe :
Nomor Aset :
Yang telah hilang pada hari …., tanggal …. di …. pukul …. .

Demikian surat berita acara kehilangan barang/aset ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dan dapat dipertanggungjawabkan.

(kota), (tanggal dan tahun)
Yang menyatakan kehilangan,
Bapak/Ibu ….

Contoh Berita Acara Serah Terima Barang

Pada hari ini, Jumat Tanggal 19 Bulan Desember Tahun 2020. Kami yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Adrian Hartato
Jabatan : Manajer Pemasaran PT Utama Karya Bangsa
Alamat : Jln. Merpati Hitam No. 19 Batam

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

Nama : Sri Kosasih Tohari
Jabatan : Kepala Tata Usaha SMP Negeri 19 Bina Negara
Alamat : Jln. Lembah Semeru No. 19 Batam

Selanjutnya disebut Pihak Kedua

Pihak Pertama menyerahkan sejumlah barang kepada Pihak Kedua, dan selanjutnya Pihak Kedua menyatakan telah menerima barang dari Pihak Pertama berupa daftar terlampir :

  1. Jenis Barang : Buku Geografi Kelas 7,8, dan 9 sebanyak 140 Buku
  2. Jenis Barang : Buku Matematika Kelas 7,8, dan 9 sebanyak 140 Buku
  3. Jenis Barang : Buku Fisika Kelas 7,8, dan 9 sebanyak 140 Buku
  4. Jenis Barang : Buku Bahasa Inggris Kelas 7,8, dan 9 sebanyak 140 Buku

Demikianlah berita acara ini dibuat oleh kedua belah pihak, serta barang-barang tersebut dalam kondisi baik, layak dan cukup, sejak penandatanganan berita acara ini, maka barang tersebut menjadi tanggung jawab Pihak Kedua untuk menyimpan, mendistribusikan, memelihara, merawat dengan baik serta dipergunakan untuk keperluan (tempat dimana barang itu dibutuhkan).

Pihak Kedua

Sri Kosasih Tohari

Pihak Pertama

Adrian Hartato

Contoh Berita Acara Kegiatan Seminar Internasional

Pada hari Senin, 13 November di Gedung Diklat RS Harapan Jaya

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Bella Marisa
Jabatan : Ketua Panitia

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama (yang menyerahkan)

Nama : Windi Elvia
Jabatan : Pembicara

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua (yang menerima)

Dengan ini menyatakan bahwa pada hari Senin, 13 November 2020 di Gedung Diklat RS Harapan Jaya telah dilaksanakan Seminar Internasional dengan Pihak Kedua selaku pembicara.

Demikianlah berita acara laporan kegiatan seminar ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Bandung, 13 November
Pihak Pertama
Bella Marisa


Pihak Kedua
Windi Elvia

Contoh Berita Acara Kehilangan Laptop Perusahaan

PT Berjalan Maju
Jl. Danau Singkarak No. 22 Solo
Telp. xxx xxxxxx Fax. xxx xxxxxx Email: xxx@berjalanmaju.co.id

SURAT BERITA ACARA KEHILANGAN

Surat berita acara kehilangan ini dibuat pada hari Rabu, 13 Desember 2020, bertempat di Sorong, oleh saya:

Nama : Dewi Haryati Lastri
Jabatan : Sekretaris
Departemen : Administrasi

Yang dengan ini menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa telah kehilangan barang milik perusahaan dengan rincian sebagai berikut :

Jenis Barang : Laptop
Merek Barang : Lenovo
Tipe : KJR243J-SEK69Z
Nomor Aset : 122/PT-BM/INV-LP/02/22

Yang telah hilang pada hari Rabu, 13 Desember 2020 di dalam ruangan meeting 4 pada pukul 11.00 WIB.

Demikian surat berita acara keterangan hilang ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada rekayasa.

Sorong, 13 Desember 2020
Yang menyatakan kehilangan,

Dewi Haryati Lastri

Contoh Format Berita Acara Kerusakan Mobil Perusahaan

Berita Acara Kerusakan

Kepada Yth
Bapak Manajer HRD
PT. Lentera Energi Nusantara
Di tempat

Hal: Berita Acara Kerusakan

Pada hari ini senin tanggal 3 bulan Desember tahun 2020 telah terjadi kerusakan kendaraan Operasional Kantor Medan BK 1244 ASN yang terjadi di seputaran jalan gatot subroto sewaktu kendaraan tersebut mengantarkan Manajer Acc dan Staf untuk tugas ke PT Lonsum. Adapun penyebab kerusakan tersebut setelah dilakukan pemeriksaan oleh mekanik di lokasi disebabkan oleh putusnya timing belt yang disebabkan bocornya paking blok mesin yang mengakibatkan masuknya oli ke dalam ruang timing belt.

Demikian berita acara ini kami laporkan. Sekian dan Terimakasih

Hormat kami

Hotman Paris
Driver/Supir

Contoh Berita Acara Pemeriksaan

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG/JASA
NOMOR : …./…./…./…./….

Pada hari ini …., Tgl …. Bulan …. Tahun …., bertempat di …. berdasarkan Keputusan Gubernur/Bupati/Walikota …. Nomor …. Tanggal …. Bulan …. Tahun …., yang bertanda tangan dibawah ini:

  1. Nama : ….
    Jabatan : Ketua
  2. Nama : ….
    Jabatan : Sekretaris
  3. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  4. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  5. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  6. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  7. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  8. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  9. Nama : ….
    Jabatan : Anggota
  10. dst.

Masing-masing berdasarkan jabatannya, dengan ini menyatakan dengan sebenarnya telah melaksanakan pemeriksaan terhadap penyerahan barang/jasa …. yang dipesan dari:

Nama Perusahaan : ….
Alamat Perusahaan : ….

sebagai realisasi Surat Pesanan/SPK/Kontrak No. …. Tgl …. Tahun …., dengan jumlah/jenis barang:

  1. ….
  2. ….
  3. ….
  4. ….
  5. ….
  6. ….
  7. ….
  8. Dst

Hasil pemeriksaan dinyatakan:
a) Baik
b) Tidak Baik (Kurang)

Yang selanjutnya akan diserahkan oleh penyedia barang/jasa pada penyimpanan barang dan/atau pengurus barang.

Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap …. (….) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Penyedia Barang/Jasa

TTD
(….)

Panitia Pemeriksa Barang/Jasa

  1. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  2. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  3. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  4. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  5. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  6. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  7. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  8. Nama : ….
    Tandatangan : ….
  9. Nama : ….
    Tandatangan : ….

Contoh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Proyek

Contoh Surat Serah Terima Dokumen Perusahaan/Lembaga

Demikianlah cara membuat surat berita acara beserta contoh-cotnohnya sebagai referensi dalam penyusunan berita acara yang baik dan benar.

1 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *