Contoh Surat Pengaduan atau Surat Komplain Barang Rusak dan Surat Balasan

Contoh Surat Pengaduan dan Surat Komplain

Di dalam praktek komunikasi bisnis, perusahaan pasti pernah mengirim dan menerima surat pengaduan atau surat komplain. Umumnya, surat pengaduan tersebut berisi keluhan atau masalah yang dihadapi konsumen terhadap produk barang atau jasa yang telah dibeli.

Setiap perusahaan memiliki prosedur teknisnya masing-masing ketika melakukan follow up atas komplain yang mereka terima. Namun pada prinsip kerjanya tetap sama yaitu surat pengaduan yang mereka terima adalah bentuk responsibilitas dari pelayanan purna jual perusahaan. Perusahaan atau distributor akan membalas keluhan konsumen sesegera mungkin, lalu mengambil langkah selanjutnya untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan mereka tersebut.

Saat kita ingin membuat surat komplain atau surat pengaduan barang, ada beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan agar surat tersebut dapat diproses dan diselesaikan
dengan cepat. Berikut ini merupakan format dan susunan surat komplian yang baik dan benar:

  • Kepala surat (Kop Surat Perusahaan)
  • Tanggal dan lokasi surat
  • Nomor surat
  • Alasan surat dibuat
  • Lampiran (jika ada)
  • Alamat pengirim surat
  • Alamat penerima surat
  • Isi keluhan
  • Tanda tangan konsumen

Surat komplain merupakan surat resmi, jadi dalam penulisannya harus menggunakan bahasa baku, jelas, dan sopan. Perusahaan harus mengirimkan surat balasan atas surat pengaduan barang dari konsumen sebagai bentuk terjalinnya komunikasi dua arah yang efektif. Berikut ini merupakan ciri-ciri surat pengaduan dan surat balasan atas komplain:

  • Adanya kalimat ungkapan terima kasih atas komplain yang dilakukan
  • Ada ungkapan penyesalan atas masalah yang dihadapi oleh konsumen
  • Terdapat tindakan untuk menyelesaikan kendala yang muncul
  • Berusaha meyakinkan pembeli bahwa masalah akan diselesaikan dan tidak akan terulang
  • Memberikan saran jika kendala muncul diluar tanggung jawab penjual dan berupaya membantu permasalahan pembeli.

Agar lebih memahami struktur dan bentuk surat pengaduan yang baik dan benar, berikut ini beberapa contoh surat komplain dan surat balasan, yang bisa Anda buat sebagai referensi utama.

Baca Juga: Surat Kuasa Untuk Berbagai Kepentingan

1. Contoh Surat Pengaduan Kerusakan Barang

CV HARUM SARI SUMATERA
Jl. Mawar Kencana No.88
Deli Serdang


No: 5345/HSR/CMPL/2020
Hal: Pengaduan Kerusakan Barang

3 Agustus 2020

Kepada

PT. WARNA-WARNI PAGI
Jl. Tanjung Morawa No.32
Tanjung Morawa

Dengan hormat,
Barang kiriman saudara yang berupa 4 (empat) unit Air Conditioner (AC) telah diterima. Atas pelayanan saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang akan digunakan, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 3 (tiga) unit AC tidak berfungsi dengan baik.

Sesuai dengan perjanjian jual-beli, saudara memberikan garansi 1 (satu) tahun dan jika terdapat kerusakan maka akan memberikan pelayanan untuk memperbaiki secara cuma-cuma, maka kami mohon saudara mengirimkan teknisi untuk memperbaiki barang tersebut.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
CV HARUM SARI SUMATERA

ALEX BAHRUM

2. Contoh Surat Komplain Keterlambatan Barang

CV HARUM SARI SUMATERA
Jl. Mawar Kencana No.88
Deli Serdang

3 Agustus 2020
No: 5345/HSR/CMPL/2020

PT Fast Network Solusindo
Jl. Putih Mentari No.66
Medan

Perihal: Komplain keterlambatan barang

Dengan hormat,

Berdasarkan surat konfirmasi pengiriman No: 5345/HSR/CMPL/2020 tanggal 19 Juli 2020 yang menerangkan bahwa barang pesanan kami telah dikirim pada tanggal 15 Juli 2020, tetapi kami belum menerima barang tersebut hingga saat ini.

Apabila barang pesanan kami belum juga sampai pada minggu ini maka kami akan membatalkan pesanan tersebut. Dan, uang muka yang telah kami bayar dikembalikan sebesar 100%.

Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Fachry Siregar
Supervisor

Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Karyawan Untuk Segala Keperluan

3. Contoh Surat Klaim Kerusakan Barang

PT MAYA PADI
Jl. Mawar Biru No.48
Deli Serdang

Nomor: 5344/HSR/CMPL/2020
Lamp:
Perihal: Pengiriman Barang Yang Rusak

4 Agustus 2020

Yth, Direktur PT Putih Bersih
Jl. Jamin Ginting No.99
Medan

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan kepada saudara atas kiriman berupa 15 unit Laptop dengan merek HP yang kami terima dalam kondisi rusak. Setelah kami lakukan pengecekan ternyata terdapat 5 unit Laptop yang tidak berfungsi dengan baik (rusak).

Kami berasumsi bahwa kerusakan tersebut karena adanya kecelakaan terbentur saat pengiriman, Karena 5 unit Laptop tersebut mengalami pecah di bagian monitornya.

Sehubungan dengan terjadinya kerusakan tersebut, maka kami bermaksud untuk minta barang baru dari 5 kerusakan Laptop sebagai pengganti barang yang rusak. Dengan ongkos kirim menjadi tanggungan saudara. Untuk lebih memudahkan menyelesaikan pengaduan ini, bersama ini kami lampirkan dokumen-dokumen dari barang-barang tersebut.

Demikian surat klaim ini ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan kualitas barang, sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama. Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Mahmud Arianto
Manajer Pembelian

4. Contoh Surat Balasan Komplain Kenaikan Harga Jual

PT. AMANAH PRIMA DONI
Jl. Permadani Biru No.31, Medan Barat, Sumatera Utara
Website: amanahprimadoni.co.id Telp: (061) 5542 114 Fax: (061) 5542 115

Nomor: 012/Juli/Marketing/2020
Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Harga
Lampiran: 1 Lembar

Kepada.
Yth, Manajer PT. Tunasan PIPE Trade
Jl. Raden Indah No. 412
Medan Timur

Dengan hormat,

Sehubungan dengan meningkatnya biaya BBM yang berimbas pada meningkatnya biaya operasional perusahaan kami, maka melalui surat ii kami beritahukan kepada seluruh mitra PT. Amanah Prima Doni, bahwa seluruh produk kami akan mengalami kenaikan harga sebesar 10% s/d 15%.

Bersama surat ini juga kami lampirkan daftar harga baru seluruh produk kami yang akan berlaku efektif mulai tanggal 1 Agustus 2020. Seluruh faktur yang dibuat mulai tanggal tersebut sudah menggunakan harga baru sesuai pada daftar harga tersebut.

Kami mengucapkan permohonan maaf atas kebijakan ini dan kami harap kerja sama yang baik yang telah terjalin selama ini tetap terjaga dengan baik. Demikian surat pemberitahuan ini kami buat agar dapat dimaklumi.

Medan, 25 Juli 2020
Manajer Pemasaran

ttd
AL Fauzi Bukhari

5. Contoh Surat Balasan atas Pengaduan Kerusakan Barang

PT. INDO NET TRAFFIC
Jl. Pulo Gadung, Jakarta

Nomor: 14/IND/XX/2020

21 Juli 2020

CV Serba Ada
Jl. Flamboyan 21
Jakarta

Perihal: Penolakan

Dengan hormat,
Berdasarkan surat pengaduan No.413/SK/KK/2020 tanggal 19 Juli 2020 yang menerangkan bahwa terdapat kerusakan pada barang pesanan saudara berupa 5 unit Laptop merk HP, telah kami terima dengan baik.

Menanggapi hal tersebut kami menerangkan bahwa barang yang kami kirimkan 15 unit Laptop merk HP dalam keadaan baik. Kami selalu melakukan pengecekan sebelum barang pesanan dikirim. Sehingga kemungkinan besar kerusakan itu terjadi selama dalam perjalanan pengiriman bukan dari perusahaan kami dan mengenai permohonan saudara untuk memberikan ganti terhadap barang yang rusak tidak dapat kami kabulkan tetapi kami akan memberikan potongan sebesar 5% dari total pembayaran.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fahmi Idrus
Manajer Penjualan

6. Contoh Surat Klaim Kerusakan Barang

TOKO ERNY
Cuncut Blok F XI/130 Perum Kunciran Mas Permai, Ciledug , Tangerang

22 Juli 2020
Nomor: 3123/PPG/X/2020
Hal: Komplain Kerusakan Barang

Kepada:
CV KOTAK UDANG
Jalan Salmon Merah No.311
Bandung

Dengan hormat,

Barang pesanan dari saudara yang berupa 1000 kg kerupuk udang lobster telah kami terima. Atas pelayanannya kami sampaikan banyak terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat kerupuk udang yang hancur sebanyak 75 kg, sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa kerupuk udang yang hancur akan kami kembalikan, kami mohon saudara mengirimkan kerupuk udang yang baru dan masih utuh. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami
TOKO ERNY

Juliati Erny Sulastri
Pemilik

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Rumah

7. Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak

8. Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang Rusak dan Penggantian

Kesimpulan

Surat pengaduan atau surat komplain merupakan media yang digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan keluhan dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perdagangan. Hampir semua perusahaan selalu memanfaatkan surat ini sebagai sarana menindaklanjuti kendala yang terjadi.

1 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *