Mengenal Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Mengenal Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Photo by Martine Savard from Pexels

Pada pembahasan sebelum telah dijelaskan secara rinci mengenai apa itu administrasi perkantoran. Di dalam administrasi perkantoran ada beberapa unsur-unsur yang harus dipahami secara menyeluruh, agar dalam penerapannya sesuai dengan fungi dan tujuan.

Beberapa ahli telah memaparkan tentang unsur-unsur administrasi perkantoran. Untuk lebih memahami apa saja unsur tersebut, sebaiknya kita mengetahui pengertian unsur secara umum, unsur adalah bagian dari sesuatu, sehingga kombinasi unsur yang menyatu membuat sesuatu itu ada.

Dalam unsur administrasi harus terdapat hal-hal sebagai berikut:

  • Sekelompok orang
  • Adanya koordinasi dan kerjasama
  • Memiliki tujuan tertentu

Apabila salah satu dari tiga unsur mutlak tidak ada, maka suatu kegiatan tidak termasuk dalam kegiatan administratif.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Ahli

Beberapa ahli telah menjelaskan beberapa unsur-unsur administrasi perkantoran secara umum. Berikut penjelasannya:

1. Sondang P Siagian

Adapun unsur-unsur utama administrasi perkantoran menurut Sondang P Siagian adalah:

  • Terdiri dari dua manusia atau lebih
  • Mereka mempunyai tujuan
  • Ada tugas yang harus dilakukan
  • Adanya peralatan dan perlengkapan yang disediakan

Sondang P Siagian bahwa keempat elemen tersebut adalah sesuatu yang wajib dalam administrasi.

2. The Liang Jie

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Jie, terdiri dari delapan unsur yang saling berhubungan, yaitu Manajemen, Organisasi, Komunikasi, Kepegawaian, Keuangan, Perbekalan, Ketatausahaan, dan Humas (PR).

Untuk lebih memahami unsur-unsur administrasi tersebut, berikut penjelasannya:

Manajemen

Definisi manajemen adalah seni atau proses mengatur sesuatu yang dilakukan sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan manajemen adalah menggerakkan semua orang dan mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Organisasi

Yang dimaksud dengan organisasi adalah tempat bertemunya sekelompok orang untuk bekerja sama dengan menggunakan sumber daya yang ada. Dalam suatu organisasi terdapat kegiatan yang berkaitan dengan penyusunan, penyiapan, pembagian tugas dari upaya kolaboratif menjadi upaya untuk mencapai tujuan tertentu.

Keuangan

Yang dimaksud dengan keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berkaitan dengan pendanaan dalam hubungan kerjasama, antara lain seperti, bagaimana cara memperoleh biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan sisi pembayaran, penentuan sumber biaya dan lain-lain.

Perbekalan

Yang dimaksud perbekalan dalam administrasi adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk organisasi. Beberapa di antaranya adalah perolehan barang, penyimpanan barang dan pemusnahan barang yang tidak perlu.

Ketatausahaan

Yang dimaksud dengan ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan layanan untuk operasi bisnis. Misalnya pencatatan, penyimpanan, pengiriman dan lain-lain. Kegiatan administrasi ini biasa disebut office work yang dilakukan di kantor.

Komunikasi

Pengertian komunikasi adalah kegiatan penyampaian informasi, baik pesan, gagasan maupun ide, dari satu bagian ke bagian lain. Komunikasi dalam kegiatan administrasi dapat dilakukan secara lisan, melalui bahasa tubuh atau tulisan.

Kepegawaian

Pengertian kepegawaian atau personalia adalah suatu proses yang terkait dengan manajemen staf dalam organisasi. Proses kepegawaian organisasi dimulai dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, bimbingan belajar, kepengurusan, pemberhentian, promosi, demosi, hingga pemberhentian / pensiun.

Humas (PR)

Yang dimaksud dengan humas atau public relation adalah bagian dari organisasi yang fungsinya berinteraksi, berhubungan dan bekerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi. Tujuan dari kegiatan PR ini adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat terhadap organisasi secara sadar dan sukarela.

Kesimpulan

Dengan memahami unsur-unsur administrasi perkantoran dapat membantu Anda dalam menjalankan fungsi-fungsinya secara efektif. Dan tentunya agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

1 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *