Pengertian Dokumentasi, Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Contoh-Contohnya

Pengertian Dokumentasi, Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Contoh-Contohnya
Photo by Andrea Piacquadio from Pexels

Pada prinsipnya, dokumentasi didefinisikan sebagai sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan administrasi, baik itu dalam bentuk dokumen, pembuatan laporan, aktivitas pencatatan, dan sejenisnya. Hampir setiap organisasi profit atau non-profit membutuhkan kegiatan dokumentasi untuk memperlancar fungsi-fungsi organisasi.

Berdasarkan sumber kata, istilah dokumentasi diadaptasi dari bahasa Inggris yaitu “documentation” yang memiliki 2 (dua) arti, yaitu:

  1. Materi atau konten yang memberikan suatu informasi, atau bukti resmi yang berfungsi sebagai sebuah catatan.
  2. Tindakan mencatat dan mengklasifikasikan sejumlah data dan informasi secara tertulis, video, photo, audio, dan lain sebagainya.

Jadi berdasarkan arti kata tersebut, maka pengertian dokumentasi adalah suatu aktivitas atau suatu proses yang bersifat sistematis dalam melakukan pencarian, pengumpulan, penyelidikan, pemakaian, serta penyediaan dokumen-dokumen untuk mendapatkan sebuah keterangan, penerangan pengetahuan, bukti otentik, serta menyebarluaskan kepada penggunanya. Disamping itu, kegiatan dokumentasi merupakan suatu proses penyediaan dokumen dengan menggunakan bukti-bukti yang akurat berdasarkan aktivitas pencatatan dari berbagai sumber informasi.

Segelintir orang menyamakan aktivitas dokumentasi dengan kearsipan perpustakaan, padahal keduanya merupakan hal yang berbeda. Beberapa ahli memaparkan dengan rinci pengertian dokumentasi sebagai bentuk pengumpulan dokumen pada subjek-subjek tertentu.

Misalnya seperti, data yang didapatkan melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk mengenalkan organisasi/perusahaan kepada karyawan atau staf baru, atau juga track record apa ja yang telah dilakukan oleh karyawan yang sudah pensiun. 

Jadi, dalam dunia bisnis, kegiatan dokumentasi erat kaitannya dengan proses administrasi, proses pengambilan keputusan, proses evaluasi, dan proses lain yang bersifat manajerial.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Para ahli telah mendefinisikan dokumentasi secara rinci, berikut diantaranya:

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Arti kata dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan. Pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti kutipan, gambar, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya.

Rekomendasi Editor

Ensiklopedia Britanica

Dokumentasi adalah penyusunan dan pengawasan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti intisari, indeks, dan esai, selain itu dapat juga menggunakan cara tradisional agar suatu informasi dapat tercapai.

Federation Internationale de Documentation (FID)

Definisi dokumentasi adalah aktivitas dan kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen mengenai semua lapangan pekerjaan manusia.

Nurhadi Magetsari

Pengertian dokumentasi yaitu bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat data  dan informasi direkam, kemudian rekaman tersebut ditulis atau dipahat, yang menyampaikan suatu informasi berupa fakta.

Paul Marie Ghislain Otlet (1905)

Pengertian dokumentasi adalah suatu kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, serta penyebaran dokumen tersebut.

Tung Palan

Definisi dokumentasi adalah suatu catatan-catatan otentik yang dapat dibuktikan dan bisa dijadikan bukti secara hukum formal dimana dokumentasi tersebut berisi data yang lengkap dan nyata.

Fungsi-Fungsi Dokumentasi

Sama seperti kegiatan dalam bisnis lainnya, dokumentasi dalam perusahan memiliki fungsinya tersendiri, yaitu:

Fungsi dokumentasi secara umum

  1. Menyediakan segala bentuk informasi mengenai isi dokumen bagi penggunanya.
  2. Menjadi alat bukti dan data yang sangat akurat tentang keterangan suatu peristiwa.
  3. Melindungi dan menyimpan bentuk fisik isi dokumen.
  4. Menghindari kerusakan-kerusakan terhadap dokumen.
  5. Mempersiapkan isi dokumen sebagai suatu bahan penelitian bagi para ilmuwan.
  6. Mengembangkan koleksi dokumen bagi negara dan bangsa.
  7. Menjadi jaminan keutuhan, keotentikan, dan keaslian data dan infomasi yang ada dalam dokumen.

Fungsi dokumentasi dalam perusahaan

  1. Sebagai arsip perusahaan yang digunakan untuk menjaga tujuan organisasi.
  2. Sebagai alat pengambil keputusan, bahan pertimbangan merancang rencana, dan alat untuk melakukan pengawasan.
  3. Sebagai alat pembuktian yang sah dan valid.
  4. Sebagai rujukan historis yang dapat diterima.
  5. Penyedia informasi untuk departemen keuangan, departemen personalia, dan hal lainnya yang nantinya akan dibutuhkan oleh setiap manajer perusahaan.
  6. Diperlukan untuk mengembangkan potensi karyawan.
  7. Untuk memelihara hubungan organisasi dengan masyarakat,klien, dan juga pemerintah.

Peran dan Tujuan Dokumentasi

Pada dasarnya, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, dan juga bukti yang akurat mengenai suatu hal. Berikut ini tujuan dokumentasi:

  • Membantu pelayanan di sektor dokumentasi;
  • Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi;
  • Mengadakan konferensi seminar ilmiah;
  • Membantu perkembangan ilmu pengetahuan;
  • Membuat dan mengembangkan metode-metode pengolahan dokumen;
  • Membuat dan mengembangkan katalog.

Tugas-Tugas Dokumentasi

Seperti yang telah dijelaskan diatas, ada beberapa  macam tugas-tugas dokumentasi, yaitu:

  • Mencari dan mengumpulkan materi, data, atau bahan;
  • Mencatat dokumen dan mengolahnya menjadi suatu informasi;
  • Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen kepada penggunanya;
  • Melakukan pengarsipan.

Jenis dan Macam Dokumentasi

Secara umum, jenis dokumentasi dapat diklasifikasikan dalam beberapa bentuk, diantaranya adalah:

Dokumen berdasarkan kegiatannya

  • Dokumen pribadi, yaitu suatu dokumen berhubungan dengan kepentingan individu penggunanya. Contohnya seperti ijazah, paspor, akta kelahiran, SIM, KTP, dan lainnya.
  • Dokumen niaga, yaitu dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi jual beli. Contohnya seperti cek, nota, kwitansi, purchase order, trade quotation, dan lainnya.
  • Dokumen pemerintah, yaitu suatu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu negara. Contohnya seperti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, dan lainnya.

Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

  1. Dokumen literer, yaitu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, direkam, dan digambar,. Umumnya dokumen jenis ini tersimpan di perpustakaan, Contoh seperti buku, tabloid, majalah, film, dan lainnya.
  2. Dokumen korporil, yaitu dokumen berupa benda-benda bersejarah. Biasanya dokumen jenis ini tersimpan di museum. Contohnya seperti patung, artefak, fosil, dan lainnya.
  3. Dokumen private, yaitu dokumen berupa arsip yang tersimpan secara khusus dengan sistem kearsipan. Contoh seperti surat niaga, surat dinas, laporan keuangan, dan sejenisnya.

Dokumen berdasarkan fungsi

Ditinjau dari segi fungsinya, dokumentasi dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu:

  1. Dokumentasi dinamis, yaitu jenis dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Dokumen jenis ini bersifat dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis inaktif.
  2. Dokumentasi statis, yaitu jenis dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Contohnya seperti dokumen koprol, dokumen literal, dan dokumen private.

Dokumen berdasarkan sifat

  • Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang berisi satu informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya seperti majalah, tabloid, buku, surat kabar, catalog, dan lain sebagainya.
  • Dokumen non tekstual, yaitu dokumen yang menyajikan suatu informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya seperti grafik, peta, grafik, rekaman, gambar, dan lainnya.

Dokumen berdasarkan jenisnya

  1. Dokumen fisik, yaitu jenis dokumen yang berhubungan dengan materi, berat, ukuran, tata letak, sarana-prasarana, dan lainnya.
  2. Dokumen intelektual, yaitu jenis dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, sumber, isi subjek, cara memperoleh, metode penyebaran, keaslian dokumen, dan lain sebagainya.

Dokumen berdasarkan dokumentasinya

  • Dokumen primer, jenis dokumen yang menyajikan data dan informasi mengenai hasil suatu penelitian asli, atau langsung dari sumber. Contohnya seperti laporan, skripsi, disertasi, paten penelitian, dan sebagainya.
  • Dokumen sekunder, yaitu suatu dokumen yang menyajikan data dan informasi tentang literatur primer. Umumnya disebut dengan dokumen bibliografi, atau curriculum vitae.
  • Dokumen tersier, yaitu dokumen yang menyajikan data dan informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya seperti summary, buku, teks panduan literatur, journal, dan sebagainya.

Contoh Implementasi Dokumentasi Dalam Kegiatan Bisnis

Berikut ini adalah implementasi dokumentasi dalam aktivitas usaha yang umum kita temui.

Email dan memorandum

Karyawan dan staf biasanya menggunakan fasilitas email untuk saling berinteraksi sesama rekan kerjanya, namun sebelum media ini populer, mereka menggunakan memorandum. Ternyata memo masih banyak dipakai ketika ada hal yang bersifat privasi atau rahasia, seperti kegiatan pengarsipan.

Business letters

Business letters dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal perusahaan. Hal ini bisa meliputi vendor, konsumen, supplier, pemerintah, calon karyawan dan lainnya. Namun, saat ini surat bisnis lebih banyak dikirim melalui email karena lebih cepat dan sangat efektif.

Business report

Business report memiliki format yang lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti sales figures, data finansial, marketing, safety compliance, dan sejenisnya. Dokumen ini berisi data yang lebih detail dengan penambahan image, chart,images, graphs, statistik, dan case studies. Umumnya laporan ini diberikan pada investor atau pihak kreditor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

Dokumen-dokumen transaksi

Dokumen transaksi dipakai untuk memangkas waktu supaya transaksi usaha jadi lebih cepat. Contohnya seperti invoice, surat order dan sebagainya, tergantung pada jenis usahanya.

Dokumen keuangan

Dokumen keuangan mencatat laporan pajak, laporan keuangan, laporan payrolls, history bank, proposal, dan lainnya. Jenis laporan ini dimanfaatkan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Dokumen ini digunakan untuk menjawab pertanyaan, apakah pendapatan bisnis dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.

Dokumen perdagangan

Berikut dokumen-dokumen niaga yang umum digunakan dalam bisnis:

  • Surat penawaran
  • Surat pesanan
  • Surat tagihan (invoice)
  • Surat perkenalan
  • Dokumen daftar harga
  • Dokumen pengiriman barang
  • Rekening dan Faktur
  • Surat pengaduan
  • Surat gugatan
  • Surat memo kredit
  • Dokumen pengajuan kredit
  • Surat perjanjian
  • Dokumen yang berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
  • Surat rekomendasi
  • Surat keputusan

Kesimpulan

Demikian penjelasan lengkap mengenai apa yang dimaksud dengan dokumentasi. Semoga dengan mengetahuinya kamu dapat memahami mekanisme dan cara membuatnya dengan baik dan benar.

Sumber: maxmanroe.com

1 Shares:
Leave a Reply