Tugas dan Fungsi General Affair dalam Perusahaan

Tugas dan Fungsi General Affair dalam Perusahaan
Photo by Christina Morillo from Pexels

Segala hal yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan harus selalu jelas baik dari segi tujuan dan prospeknya ke depan. Kejelasan ini harus ditunjukkan melalui dokumen dan bukti otentik, dengan divisi khusus yang disebut General Affair (GA).

Hal inilah yang melatarbelakangi General Affair yang akan menangani masalah operasional kantor, baik yang bersifat rutin maupun tidak terduga. Hampir setiap perusahaan besar memiliki staf khusus yang ditempatkan sebagai general affair.

Nah, seperti apa sih tugas dan tanggung jawab posisi ini? Serta apa saja fungsi dari general affair? Untuk lebih jelasnya, mari kita ulas satu persatu secara detail.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Divisi perusahaan yang menangani segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan rutin dan mendadak perusahaan adalah General Affair (GA). Secara umum, general affair memang lebih fokus memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kegiatan operasional perusahaan secara keseluruhan melalui unit pendukung.

General affair itu sendiri memiliki beberapa fokus layanan, yaitu aset dan pembelian, yang mencakup pemeliharaan dan pemesanan melalui vendor. Berikut ini secara detail akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab seorang GA.

1. Melakukan pemesanan atau pengadaan barang

Aset atau barang perusahaan ada yang bersifat tidak tahan lama, seperti printer atau komputer desktop. Ini adalah tanggung jawab general affair dalam melakukan pembelian barang. Tentunya hal ini tidak selalu melakukan pengadaan barang, karena seorang GA juga harus bisa melakukan perbandingan harga sebelum memutuskan melakukan pembelian.

Salah satu tujuan adalah tentu saja agar perusahaan dapat menekan biaya pengeluaran aset bisnis. Jika semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian barang, maka terlihat bahwa kinerja divisi GA di perusahaan termasuk baik.

2. Melakukan pembelian rutin

Selain melakukan pengadaan aset semi permanen perusahaan, seperti printer, komputer, atau sumber daya lainnya untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan, General Affair juga bertanggung jawab untuk melakukan pembelian rutin.

Adapun jenis pembelian rutin disini yaitu kebutuhan bulanan seperti air minum, alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan barang penunjang lainnya.

3. Mengurusi pembayaran rutin

Bagi perusahaan yang beroperasi harus membayar tagihan listrik, air, telepon, internet dan beberapa pembayaran rutin lainnya. Untuk menjalankan tugas ini, general affair harus memperkirakan dana yang sudah dihitung dengan benar karena pembayaran rutin perusahaan umumnya tidak jauh berbeda dengan bulan sebelumnya.

Namun, berbeda dengan perusahaan besar, yang pembayaran rutinnya dilakukan secara otomatis melalui sistem, karena pembayaran dapat diprediksi dan sudah terintegrasi dengan sistem informasi perusahaan.

4. Membayar tenaga kerja harian

Tidak seperti karyawan yang dibayar dengan gaji tetap bulanan, pekerja harian lepas adalah tanggung jawab general affair. Divisi umum yang memiliki kewenangan untuk menentukan besaran upah buruh harian lepas per hari di luar gaji karyawan.

Tugas ini merupakan tanggung jawab GA, karena gaji karyawan termasuk dalam kebutuhan kantor bulanan dalam laporan keuangan bulanan.

5. Pemeliharaan aset (maintenance assets)

Selain melakukan pengadaan aset, divisi GA juga bertanggung jawab untuk menjaga aset yang telah mereka beli. Ini karena agar pengguna atau pemakai aset perusahaan tidak sembarangan menggunakannya karena mereka tidak membeli.

6. Renovasi dan pembukaan kantor cabang

Divisi GA perusahaan selalu sensitif dan detail saat menentukan biaya, serta saat kantor atau perusahaan akan memperbarui atau membuka kantor baru. Karena renovasi kantor tidak bisa dilakukan dengan sembarangan atau seketika.

Faktor kelayakan dan perkiraan pendanaan yang sesuai perlu dipertimbangkan. Meskipun GA telah menyetujui taksiran dana, laporan hasil pembaharuan dan pembelian material juga harus ditunjukkan dengan nota atau invoice.

Fungsi Divisi General Affairs

Berikut ini fungsi atau peran divisi GA dalam perusahaan:

1. Fungsi pemeliharaan

Fungsi pertama yaitu mengevaluasi kondisi dan fasilitas yang diperlukan dan memprioritaskannya sebelum mengajukan anggaran. Misalnya, apakah kebutuhan untuk memperbaiki toilet lebih penting daripada memperbarui ruang pertemuan, ruang pelatihan, atau lobi perusahaan? Butuh ruang makan dan siapa yang mengelolanya?

General affair harus memprioritaskan hal-hal yang lebih dulu meningkatkan produktivitas karyawan. Namun masih tergantung dari banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, jelas lebih baik memiliki lobby, ruang tunggu atau meeting yang lebih baik.

2. Fungsi perawatan

Divisi GA juga berfungsi untuk melakukan perawatan. Adapun aspek pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab GA mencakup.

  • Gedung kantor (kebersihan, tampilan eksterior)
  • Lingkungan kantor (area parkir aman, kantor dan / atau halaman gudang)
  • Kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja , ruang pertemuan, lobby dan seluruh area perusahaan)
  • Perawatan instalasi listrik (mekanikal dan elektrikal)

3. Membangun hubungan baik

Aspek penting lainnya dalam tugas GA adalah membangun hubungan yang baik dengan vendor barang atau jasa. Ini termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika ada.

Hubungan ini berdampak tidak langsung terhadap kinerja dan produktivitas karyawan. Namun akan berdampak pada citra perusahaan dimata pelanggan, hal ini tentunya akan mempengaruhi keuntungan yang akan mereka terima.

4. GA menyusun SOP

Selain itu, GA juga membuat, mengembangkan, dan implementasi sistem atau prosedur kerja untuk akuisisi dan pemeliharaan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal untuk membersihkan toilet, membuat ringkasan merawat genset, mobil, sepeda motor, dan peralatan lainnya, dan membuat uraian tugas untuk karyawan atau job description.

GA biasanya menyusun prosedur untuk meminta pasokan perlengkapan kantor yang sering digunakan, seperti alat tulis, kertas, stapler, dan lainnya.

5. Melakukan survei kepuasan

Sebagai departemen yang selalu aktif melayani internal perusahaan, general affair juga melakukan survei kepuasan layanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan dan unit kerja. Survei ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan, akurasi dan kecepatan layanan yang diberikan.

6. Menyiapkan laporan berkala

Fungsi penting lain yaitu menyiapkan laporan berkala untuk rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor sehingga perusahaan dapat mengevaluasi efektivitas investasi internal di perusahaan.

7. Membantu perizinan

Divisi general affair dalam sebuah perusahaan juga dapat membantu mengatur semua formulir perizinan yang diperlukan. Bisa juga menjalin hubungan dengan pihak luar, seperti pemerintah daerah, polisi, ormas, wartawan, kelurahan, kelurahan, dan sebagainya.

Kesimpulan

Dari pembahasan di atas ternyata general affair memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang produktivitas karyawan di perusahaan.

1 Shares:
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *